Na podstawie analizy danych podanych w tabeli wskaż towar, którego niedobór ma wartość większą niż 15 zł.
| Towar | Cena w zł/szt. | Stan według | |
|---|---|---|---|
| spisu z natury | zapisów księgowych | ||
| Zeszyty | 10,00 | 10 szt. | 13 szt. |
| Ołówki | 1,00 | 55 szt. | 67 szt. |
| Notatniki | 11,00 | 15 szt. | 10 szt. |
| Długopisy | 2,00 | 65 szt. | 55 szt. |
W tej tabeli kluczowe jest rozróżnienie między niedoborem a nadwyżką. Niedobór występuje wtedy, gdy stan według spisu z natury jest mniejszy niż stan wynikający z zapisów księgowych. Czyli w magazynie fizycznie znaleziono mniej towaru, niż powinno być według ewidencji. Dla zeszytów mamy 10 szt. w spisie z natury i 13 szt. w zapisach księgowych, więc brakuje 3 sztuk. Wartość niedoboru liczymy tak: $3 × 10,00 zł = 30,00 zł$. Ponieważ 30 zł jest większe niż 15 zł, właściwym towarem są zeszyty. Moim zdaniem to bardzo praktyczny przykład, bo w realnym sklepie lub magazynie sama różnica ilościowa nie wystarczy. Trzeba jeszcze przeliczyć ją na wartość pieniężną, żeby ocenić wagę niezgodności. Dobra praktyka przy inwentaryzacji jest taka, aby zawsze porównywać stan rzeczywisty z ewidencyjnym, ustalić charakter różnicy, a dopiero potem wyliczyć jej wartość i sporządzić odpowiedni protokół różnic inwentaryzacyjnych.
W tym zadaniu łatwo pomylić trzy różne rzeczy: samą różnicę ilościową, wartość tej różnicy oraz kierunek różnicy, czyli czy mamy niedobór, czy nadwyżkę. Niedobór powstaje wyłącznie wtedy, gdy w spisie z natury jest mniej sztuk niż w zapisach księgowych. Jeżeli jest odwrotnie, to nie jest niedobór, tylko nadwyżka magazynowa. To niby drobiazg, ale w praktyce handlowej ma duże znaczenie, bo inaczej księguje się braki, a inaczej ujawnione nadwyżki. Przy ołówkach faktycznie stan rzeczywisty jest niższy niż księgowy, bo jest 55 szt. zamiast 67 szt., więc brakuje 12 sztuk. Jednak cena jednostkowa wynosi tylko 1 zł, dlatego wartość niedoboru to $12 × 1,00 zł = 12,00 zł$. To mniej niż 15 zł, więc ten towar nie spełnia warunku z pytania. Przy notatnikach i długopisach sytuacja jest inna: spis z natury pokazuje więcej sztuk niż zapisy księgowe. Notatników jest 15 szt. fizycznie przy 10 szt. w ewidencji, a długopisów 65 szt. przy 55 szt. w ewidencji. To są nadwyżki, nawet jeśli ich wartość może wyglądać znacząco. Typowy błąd polega na tym, że ktoś patrzy tylko na różnicę albo mnoży każdą rozbieżność przez cenę, bez sprawdzenia, czy chodzi o brak towaru. Z mojego doświadczenia najlepiej najpierw zapisać prostą zasadę: stan księgowy większy od rzeczywistego oznacza niedobór, a stan rzeczywisty większy od księgowego oznacza nadwyżkę. Dopiero potem liczymy wartość.