W przypadku zwrotu wadliwego towaru przez odbiorcę, sprzedawca powinien sporządzić fakturę korygującą. Faktura korygująca to dokument, który służy do poprawienia błędów w wcześniej wystawionych fakturach oraz do udokumentowania zwrotów towarów. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, w przypadku reklamacji lub zwrotu towaru, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, aby zaktualizować wartości transakcji oraz odzwierciedlić zmiany w zobowiązaniach podatkowych. Przykładowo, jeśli klient zwraca towar, który kosztował 1000 zł, a sprzedawca wystawia fakturę korygującą na kwotę 1000 zł, to tym samym zmniejsza podstawę opodatkowania oraz odpowiadający jej podatek VAT. Taki proces nie tylko zapewnia zgodność z przepisami prawa, ale również poprawia przejrzystość w dokumentacji księgowej. Dobrą praktyką jest również, aby sprzedawca zachował kopię zarówno oryginalnej faktury, jak i faktury korygującej dla celów audytowych oraz kontroli skarbowej.
Odpowiedzi takie jak pro forma, zbiorcza czy prowizoryczna są nieprawidłowe w kontekście zwrotu wadliwego towaru. Faktura pro forma jest dokumentem informacyjnym, który nie jest podstawą do dokonania transakcji handlowej, dlatego nie może być używana do rozliczenia zwrotu towaru. Pro forma służy głównie do przedstawienia oferty lub warunków transakcji potencjalnemu nabywcy, ale nie ma mocy prawnej do obniżenia zobowiązań podatkowych. Z kolei faktura zbiorcza, która łączy kilka transakcji w jeden dokument, również nie jest odpowiednia w przypadku zwrotu, gdyż nie odzwierciedla konkretnego zwrotu towaru i nie pozwala na prawidłowe skorygowanie wartości sprzedaży. Faktura prowizoryczna, która jest wydawana w sytuacjach, gdy finalizacja transakcji jest jeszcze w toku, również nie może być stosowana do rozliczenia zwrotu, ponieważ nie jest dokumentem końcowym. Użycie tych form faktur w kontekście zwrotu wadliwego towaru prowadzi do niejasności w dokumentacji oraz może skutkować problemami z rozliczeniem podatkowym, co w konsekwencji może narazić sprzedawcę na sankcje ze strony organów skarbowych.