Kwalifikacja: HAN.02 - Prowadzenie działań handlowych
Zawód: Technik handlowiec
Jaki dokument powinien zostać sporządzony w sytuacji, gdy podczas odbioru stwierdzono, że ilość dostarczonych towarów nie zgadza się z zamówieniem?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Protokół różnic jest dokumentem niezbędnym w przypadku stwierdzenia niezgodności ilości dostarczonych towarów z zamówieniem. Jego głównym celem jest dokładne udokumentowanie różnic pomiędzy stanem faktycznym a zapisami w zamówieniu, co jest kluczowe dla dalszych działań administracyjnych. Protokół ten powinien zawierać szczegółowe informacje o nazwie towaru, ilości przewidzianej w zamówieniu oraz ilości rzeczywiście dostarczonej. Sporządzenie takiego dokumentu pozwala na formalne zgłoszenie problemu do dostawcy, co jest ważne dla zachowania odpowiednich standardów jakości i odpowiedzialności w procesie logistycznym. Przykładem zastosowania protokołu różnic może być sytuacja, gdy przy odbiorze towaru zauważono, że dostarczono 80 sztuk zamiast zamówionych 100. W takim przypadku protokół różnic jest nie tylko potwierdzeniem rozbieżności, ale również dokumentem, na podstawie którego można prowadzić dalsze negocjacje z dostawcą oraz ewentualnie domagać się rekompensaty lub zwrotu towaru.
Wybór innych dokumentów, takich jak specyfikacja dostawy, Pz – przyjęcie z zewnątrz oraz Wz – wydanie na zewnątrz, w kontekście zgłaszania niezgodności ilości dostarczonych towarów z zamówieniem, jest niewłaściwy z kilku powodów. Specyfikacja dostawy pełni rolę informacyjną, zawierając szczegóły dotyczące zamówienia, ale nie jest dokumentem, który formalizuje różnice. Brak odpowiedniego dokumentu może prowadzić do trudności w późniejszym dochodzeniu swoich praw w przypadku reklamacji. Pz, czyli przyjęcie z zewnątrz, jest dokumentem potwierdzającym przyjęcie towaru do magazynu, ale nie odnosi się bezpośrednio do różnic między zamówieniem a dostawą. Użycie takiego dokumentu nie pozwala na wyjaśnienie niezgodności, co może skutkować nieprzyjemnościami w relacjach z dostawcą. W przypadku Wz, wydania na zewnątrz, dokument ten dotyczy procesu wydania towaru z magazynu, a nie jego przyjęcia. Błędne zrozumienie funkcji tych dokumentów może prowadzić do nieporozumień, które mogą skutkować problemami z bilansowaniem stanów magazynowych oraz niezadowoleniem klientów. Dlatego kluczowe jest, aby podczas stwierdzania niezgodności stosować odpowiedni dokument, którym w tym przypadku jest protokół różnic.