Kwalifikacja: HAN.02 - Prowadzenie działań handlowych
Zawód: Technik handlowiec
Aby skorygować błędnie podaną kwotę na dokumencie Polecenie księgowania, który został sporządzony ręcznie przed zakończeniem miesiąca, należy użyć
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź, która wskazuje na skreślenie błędnie zapisanej kwoty, wpisanie właściwej kwoty, daty oraz złożenie podpisu, jest zgodna z obowiązującymi standardami księgowymi. Korygowanie dokumentów w sposób ręczny, szczególnie w przypadku dokumentów, które nie zostały jeszcze zamknięte miesiącem, wymaga zachowania szczególnej staranności. Ewidencja takich zmian jest ważna nie tylko z punktu widzenia poprawności danych, ale również dla zapewnienia przejrzystości i zgodności z przepisami prawnymi. W praktyce, taka metoda pozwala na zachowanie historii zmian w dokumentach, co jest istotne przy późniejszych audytach. Na przykład, jeśli w dokumencie widnieje kwota 1000 zł, a została błędnie wpisana jako 100 zł, skreślenie 100 zł i wpisanie poprawnej kwoty 1000 zł, wraz z datą i podpisem osoby dokonującej korekty, stanowi jedno z najprostszych, ale i najskuteczniejszych rozwiązań. Takie podejście jest zgodne z zasadą transparentności i pozwala na łatwe śledzenie zmian w dokumentacji finansowej.
Wybór stornowania czerwonego nie jest właściwy w kontekście korygowania błędów w dokumentach, które nie zostały jeszcze zamknięte miesiącem. Storno czerwone stosuje się zazwyczaj do korygowania błędów w księgach rachunkowych, które są już zamknięte i wymagają formalnej korekty. W takich przypadkach uzasadnieniem stosowania stornowania czerwonego jest fakt, że pierwotny zapis musi zostać całkowicie anulowany, a na jego miejsce wprowadzony nowy zapis. Użycie stornowania czarnego, które w praktyce oznacza zmianę wartości na identycznym dokumencie, jest również niewłaściwe w tej sytuacji. Podejście to nie zapewnia klarownego śladu po dokonanej korekcie, co jest niezbędne w przypadku audytów finansowych. Wystawienie dowodu korygującego to kolejna nieadekwatna opcja, ponieważ dowody korygujące są zazwyczaj stosowane w przypadku faktur. W omawianym przypadku, gdzie mamy do czynienia z poleceniem księgowania, nie jest to odpowiednia metoda. Kluczowym błędem myślowym jest mylenie różnych rodzajów dokumentów oraz ich przeznaczenia w procesie księgowania. Zrozumienie zasadności i kontekstu stosowania różnych metod korekty dokumentacji finansowej jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami oraz dobrymi praktykami w księgowości.