Kwalifikacja: HAN.02 - Prowadzenie działań handlowych
Zawód: Technik handlowiec
Aby skorygować błędnie wprowadzoną kwotę w dokumencie Polecenie księgowania, który został sporządzony ręcznie przed zakończeniem miesiąca, należy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź polegająca na skreśleniu błędu, wpisaniu poprawnej kwoty, daty i złożeniu podpisu jest zgodna z zasadami korygowania dokumentów w obiegu. Praktyka ta jest uzasadniona, ponieważ pozwala na bezpośrednią modyfikację już istniejącego dokumentu, co jest zalecane w przypadku, gdy zmiana dotyczy błędów formalnych, a nie merytorycznych. W sytuacji, gdy dokument nie został jeszcze zamknięty, takie podejście jest akceptowane, o ile wszystkie zmiany są jednoznaczne i czytelne. Dobrą praktyką jest również odpowiednie udokumentowanie wprowadzonej korekty, co może obejmować dodanie notatki wyjaśniającej przyczynę zmiany. Tego rodzaju działania są zgodne z wymogami ustawodawstwa dotyczącego rachunkowości oraz wewnętrznych procedur firmy, co wpływa na przejrzystość oraz rzetelność dokumentacji finansowej. W codziennej praktyce księgowej, takie podejście minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów w późniejszych etapach obiegu dokumentów.
Wybór wystawienia dowodu korygującego oraz zniszczenia dokumentu zdaje się być nieadekwatny w kontekście procedur korygowania zapisów w rachunkowości. Wystawienie dowodu korygującego jest odpowiednią metodą, jednak zniszczenie oryginalnego dokumentu jest wręcz przeciwwskazane, ponieważ wprowadza chaos w dokumentacji. Oryginalny dokument wciąż ma wartość dowodową, a jego usunięcie może prowadzić do trudności w przyszłej analizie finansowej. Często takie działania są sprzeczne z wymaganiami audytów i kontroli wewnętrznej, które wymagają pełnej dostępności dokumentacji. Zastosowanie stornowania czarnego lub czerwonego również nie jest uzasadnione w tej sytuacji. Storno czarne dotyczy wyłącznie anulowania błędnych operacji, co jest bardziej skomplikowaną procedurą, a storno czerwone jest dedykowane do korygowania błędów w księgach rachunkowych. Wybór tych opcji może skutkować niepotrzebnym zwiększeniem złożoności procesu oraz dodatkowym obciążeniem administracyjnym, co jest sprzeczne z dążeniem do uproszczenia procedur księgowych. Często spotykanym błędem myślowym jest przekonanie, że jakiekolwiek korygowanie musi wiązać się z formalnym anulowaniem dokumentów, co nie jest prawdą i może prowadzić do nieefektywności w obiegu dokumentów.