Odpowiedź teatralna jest najwłaściwszym wyborem dla sali konferencyjnej przeznaczonej na kongres z udziałem 400 osób, ponieważ umożliwia maksymalne wykorzystanie przestrzeni oraz zapewnia optymalną widoczność dla wszystkich uczestników. Ustawienie teatralne polega na umieszczeniu krzeseł w rzędach, skierowanych w stronę jednego punktu, np. sceny lub podestu, co sprzyja koncentracji i interakcji z prelegentami. Tego typu aranżacja jest szeroko stosowana w dużych wydarzeniach, gdzie głównym celem jest przekazanie informacji przez wykłady lub prezentacje. Przykładem zastosowania może być konferencja naukowa, gdzie uczestnicy są głównie odbiorcami treści. Zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi, ustawienie teatralne powinno również uwzględniać dostępność przestrzeni dla osób niepełnosprawnych, co potwierdza jego wszechstronność i zgodność z normami dotyczącymi dostępności publicznych miejsc.
Ustawienia klasowe, bankietowe i owalne, mimo że mają swoje zastosowania, nie są odpowiednie dla konferencji z dużą liczbą uczestników, takich jak kongres dla 400 osób. Ustawienie klasowe, w którym stoły są ustawione w rzędach, może ograniczać przestrzeń i utrudniać komunikację między uczestnikami, co jest kluczowe w przypadku dużych grup. Jest ono bardziej odpowiednie dla mniejszych sesji warsztatowych, gdzie interakcja i praca w grupach są priorytetem. Ustawienia bankietowe są z kolei przystosowane do posiłków i mniej formalnych spotkań, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania czasu i przestrzeni, gdyż rozmowy są bardziej rozproszone, a nie skoncentrowane na prezentacjach. Ustawienie owalne, mimo że sprzyja dialogowi, nie zapewnia wystarczającej liczby miejsc dla tak dużej grupy, co powoduje, że nie wszyscy uczestnicy mają równy dostęp do prelegentów i materiałów wizualnych. Generalnie, niewłaściwy dobór ustawienia krzeseł może prowadzić do frustracji uczestników oraz obniżenia efektywności przekazu, co w kontekście profesjonalnych wydarzeń jest nie do przyjęcia. Wydarzenia takie powinny opierać się na sprawdzonych standardach organizacyjnych, które uwzględniają zarówno potrzeby uczestników, jak i cele samego wydarzenia.