Dysponent, jako osoba odpowiedzialna za organizację pracy w danym zespole, odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu obowiązkami recepcjonistów, zwłaszcza podczas nieobecności kierownika działu. Jego zadania obejmują kontrolowanie przebiegu pracy, ustalanie priorytetów oraz zapewnienie, że wszystkie procedury są przestrzegane. W praktyce, dysponent może wprowadzać harmonogramy pracy recepcjonistów, monitorować ich wydajność oraz dbać o to, aby reagowali oni na potrzeby klientów zgodnie z ustalonymi standardami obsługi. Dobrze zorganizowany zespół recepcyjny, prowadzony przez dysponenta, powinien być w stanie skutecznie obsługiwać gości, zarządzać rezerwacjami oraz udzielać informacji, co jest niezbędne w branży hotelarskiej. Niezbędna jest także komunikacja z innymi działami, aby zapewnić płynność operacyjną i satysfakcję klientów. Znajomość procedur i standardów branżowych, takich jak te określone przez organizacje turystyczne, jest również istotna w tej roli.
Rola inspektora w kontekście zarządzania recepcją jest nieco inna niż ta, którą powinien pełnić dysponent. Inspektor zwykle zajmuje się nadzorem i kontrolą jakości w różnych procesach, w tym w działach, ale nie jest odpowiedzialny za bieżące zarządzanie pracą zespołu w danym momencie. Często jego zadania są bardziej związane z audytem i oceną wydajności niż z bezpośrednim kierowaniem pracownikami. Natomiast concierge pełni rolę specjalisty ds. obsługi klienta, koncentrując się na indywidualnych potrzebach gości, co nie obejmuje zarządzania pracą recepcjonistów. W przypadku brygadzisty, jego rola również nie jest adekwatna, ponieważ brygadzista zazwyczaj działa w kontekście produkcji lub pracy fizycznej, a nie w branży usługowej związanej z recepcją. Typowym błędem myślowym jest mylenie ról kierowniczych z rolami wsparcia, co prowadzi do nieprawidłowych wniosków dotyczących odpowiedzialności w organizacji. Właściwe zrozumienie struktury organizacyjnej oraz ról poszczególnych pracowników jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zespołem, a w tym przypadku to dysponent powinien przejąć odpowiedzialność za kontrolowanie pracy recepcjonistów.