Poprawna odpowiedź to 4 000 zł, ponieważ koszt pakietu konferencyjnego wynosi 200 zł brutto od osoby. Dla 20 osób całkowity koszt noclegu, wyżywienia i przygotowania sali konferencyjnej wynosi zatem 20 osób x 200 zł = 4 000 zł. Dodatkowe koszty związane z minibarem, które wynoszą 50 zł brutto od osoby dla czterech uczestników, wynoszą w sumie 200 zł (4 osoby x 50 zł). Koszty te jednak nie są wliczane do wydatków poniesionych przez firmę, gdyż mogą być traktowane jako osobiste wydatki uczestników, a nie koszty konferencji. W kontekście planowania budżetu dla wydarzeń, istotne jest rozgraniczenie między kosztami podstawowymi a dodatkowymi, aby precyzyjnie określić wydatki firmy. Przykładem może być fakt, że organizując konferencję, należy dokładnie oszacować wszystkie koszty, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków, co jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania finansami w firmach.
W przypadku błędnych odpowiedzi, jak 4 200 zł, 8 200 zł czy 8 000 zł, pojawiają się istotne nieporozumienia dotyczące kalkulacji kosztów. Na przykład, kwota 4 200 zł mogłaby sugerować, że uwzględniono dodatkowe koszty minibaru w całkowitym wydatku, co jest nieprawidłowe, ponieważ te wydatki są osobne i nie powinny być rozliczane przez firmę jako część organizacji konferencji. Z kolei 8 200 zł i 8 000 zł mogą wynikać z błędnego dodawania wszystkich kosztów, bez uwzględnienia zasady, że tylko pakiet konferencyjny jest kosztem, który firma zobowiązana jest pokryć. Ważne jest również, aby nie mylić brutto i netto; w tym przypadku, koszty zostały podane w kwotach brutto, ale nie powinny wpływać na rozrachunki firmy dotyczące wydatków związanych z konferencją. W praktyce, brak zrozumienia tego podziału może prowadzić do poważnych błędów w zarządzaniu finansami, co może skutkować przekroczeniem budżetu i nieefektywnym alokowaniem zasobów. Kluczowe jest zrozumienie, jakie wydatki są bezpośrednio związane z działalnością firmy, a jakie są dodatkowymi kosztami ponoszonymi przez pracowników. Rozróżnienie to jest fundamentalne w kontekście odpowiedzialności finansowej w organizacjach.