Która karta rezerwacji odpowiada zamówieniu 2 pokoi jednoosobowych i 1 pokoju dwuosobowego w terminie od 1 do 5 sierpnia 2016 r. dla Państwa Nowaków i ich dwojga dorosłych dzieci?

W tym zadaniu łatwo pomylić dwa znaczenia słowa „dzieci”. Państwo Nowakowie jadą z dwojgiem dorosłych dzieci, czyli z osobami dorosłymi, które są ich synem lub córką, ale nie są dziećmi w rozumieniu hotelowej ewidencji gości. Dlatego w karcie rezerwacji nie powinno pojawić się oznaczenie „dzieci 2”. Taki zapis sugerowałby, że wśród gości są dwie osoby niepełnoletnie, a to mogłoby wpłynąć na naliczenie ceny, przygotowanie dostawek, ofertę wyżywienia, a czasem nawet formalności przy meldunku. Z mojego doświadczenia właśnie takie drobne słówka robią najwięcej zamieszania w recepcji. Trzeba też pilnować skrótów typów pokoi. SGL to pokój jednoosobowy, DBL to pokój dwuosobowy, a TPL oznacza pokój trzyosobowy. Zamówienie dotyczy dokładnie 2 pokoi jednoosobowych i 1 pokoju dwuosobowego, więc pojawienie się pokoju TPL zmienia strukturę rezerwacji i nie odpowiada życzeniu gościa. Podobnie układ 1/SGL; 2/DBL daje inną liczbę i rodzaj pokoi niż zamawiano, nawet jeśli łączna pojemność mogłaby wydawać się podobna. W dokumentacji hotelowej nie chodzi tylko o to, żeby „zmieściły się” 4 osoby, ale żeby zgadzał się konkretny standard zakwaterowania. Termin pobytu również musi być zgodny, jednak sama poprawna data nie wystarczy. Karta rezerwacji jest dokumentem operacyjnym dla recepcji, służby pięter i rozliczeń, więc każdy element powinien być spójny z zamówieniem klienta.