Odpowiedź 11.02.2018 r. jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi standardami obsługi klienta, każdy profesjonalny recepcjonista powinien udzielić odpowiedzi na zapytania klientów w jak najkrótszym czasie. W przypadku, gdy zapytanie zostało wysłane w dniu roboczym (10 lutego 2018 r.), który przypadał na sobotę, odpowiedź powinna być udzielona w najbliższym dniu roboczym, czyli 11 lutego 2018 r. Kluczowe jest przestrzeganie terminów odpowiedzi, ponieważ wpływa to na wrażenie klienta o firmie oraz na jej reputację. W praktyce oznacza to, że szybka reakcja na zapytanie klienta może znacząco zwiększyć szanse na pozyskanie nowych klientów oraz budowanie długotrwałych relacji z istniejącymi. Warto również zwrócić uwagę na praktykę wysyłania automatycznych potwierdzeń odbioru zapytań, co dodatkowo podnosi standardy obsługi klienta oraz przejrzystość komunikacji.
Wybór daty 27.02.2018 r. sugeruje, że odpowiedź na zapytanie mogłaby być udzielona z opóźnieniem wynoszącym ponad dwa tygodnie, co jest sprzeczne z zasadami dobrego zarządzania obsługą klienta. Tak długi czas reakcji nie tylko zniechęca klientów, ale również negatywnie wpływa na wizerunek firmy. Klienci oczekują szybkiej reakcji, szczególnie w dniach roboczych, co jest zgodne z dobrą praktyką biznesową. Odpowiedzi w tym czasie są kluczowe dla efektywnej komunikacji i utrzymania pozytywnych relacji z klientami. Wybór 10.02.2018 r. jest również niewłaściwy, ponieważ przypada na sobotę, a w większości przypadków firmy nie funkcjonują w ten dzień, co oznacza, że odpowiedź powinna być zrealizowana w kolejnym dniu roboczym. Odpowiedź 17.02.2018 r. również jest problematyczna, ponieważ to również nie jest najwcześniejszy możliwy termin, a odpowiadanie na zapytania z opóźnieniem może prowadzić do frustracji klientów. Z tego względu, aby uniknąć typowych błędów myślowych związanych z terminy odpowiedzi, istotne jest, aby zawsze brać pod uwagę dni robocze oraz standardy obsługi klienta, co pozwala na utrzymanie wysokiej jakości komunikacji i budowanie pozytywnego wizerunku w oczach klientów.
