Kiedy najpóźniej recepcjonista powinien był wysłać odpowiedź klientowi na zamieszczone zapytanie?
| Wiadomość wysłano: 10-02-2018 r., godz. 10:15 Od: [email protected] Do: [email protected] Temat: rezerwacja pobytu |
| Dzień dobry, proszę o informację, czy mają Państwo wolny pokój dwuosobowy w terminie od 1 do 8 lipca 2018 r. Pozdrawiam serdecznie, Artur Kowalski |
Odpowiedź z 11.02.2018 r. jest jak najbardziej trafna. Z tego, co wiemy o obsłudze klienta, każdy porządny recepcjonista powinien załatwić sprawy klientów jak najszybciej. Wypadło tak, że pytanie wpłynęło 10 lutego, który był sobotą, więc odpowiedzi można się było spodziewać w najbliższym dniu roboczym, czyli 11.02. To ważne, bo czas reakcji wywiera duży wpływ na to, jak klienci postrzegają firmę i jej reputację. W praktyce, szybka odpowiedź to szansa na zdobycie nowych klientów i nawiązanie z nimi dłuższych relacji. No i jeszcze drobny detal, automatyczne potwierdzenia zapytań też robią swoje w podnoszeniu standardów obsługi i przejrzystości komunikacji.
Wybranie daty 27.02.2018 r. pokazuje, że odpowiedź mogłaby być udzielona z dużym opóźnieniem, co na pewno nie jest OK w obsłudze klienta. Taki czas reakcji to nie tylko zniechęcenie klientów, ale też zepsucie wizerunku firmy. Klienci raczej oczekują szybkich odpowiedzi, a zwłaszcza w dni robocze, bo tak po prostu jest w dobrych praktykach biznesowych. Odpowiedzi w takich momentach są kluczowe dla utrzymania pozytywnych relacji. No i data 10.02.2018 r. również nie pasuje, bo to sobota, a większość firm w tym dniu nie działa, więc odpowiedzi można się spodziewać dopiero w poniedziałek. Co do odpowiedzi z 17.02.2018 r. - nie jest to najwcześniejsza opcja i opóźnienia w odpowiedziach mogą tylko zniechęcać klientów. Lepiej zawsze mieć na uwadze dni robocze i zasady obsługi klienta, żeby zachować wysoki poziom komunikacji i dbać o dobry wizerunek firmy.