Kwalifikacja: HGT.06 - Realizacja usług w recepcji

Formularz rezerwacji, grafik rezerwacji i karta rezerwacji to dokumenty, które są związane z procesem, ale nie mają tej samej roli co potwierdzenie rezerwacji. Formularz rezerwacji to zazwyczaj coś, co gość wypełnia, kiedy robi rezerwację, a nie dowód na to, że rezerwacja jest potwierdzona. To, co może być problematyczne, to fakt, że treść tego formularza musi być potem weryfikowana przez obsługę hotelu – jeśli coś jest źle przetworzone, może dojść do nieporozumienia. Grafik rezerwacji to narzędzie, z którego korzystają hotele do ogarniania dostępności pokoi i planowania gości, ale nie daje gościowi żadnych informacji zwrotnych, więc to nie jest potwierdzenie. Karta rezerwacji też może mieć szczegóły, ale to nie jest formalne potwierdzenie. Czasem myli się te dokumenty, bo każdy działa na innym etapie rezerwacji, dlatego ważne jest, żeby rozumieć, że tylko potwierdzenie rezerwacji daje gościowi pewność, że rezerwacja jest ogarnięta i może być używane jako odniesienie, gdyby pojawiły się jakieś problemy.