Regulamin hotelowy jest dokumentem wewnętrznym, który określa zasady funkcjonowania obiektu oraz prawa i obowiązki zarówno gości, jak i personelu. Nie ma on charakteru dokumentu tożsamości, który byłby wymagany do rejestracji gościa. Proces rejestracji w hotelu wymaga przedstawienia odpowiednich dokumentów identyfikacyjnych, takich jak dowód osobisty, prawo jazdy lub paszport, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości gościa. W praktyce, standardy branżowe, takie jak normy ISO dotyczące zarządzania jakością w sektorze hotelarskim, zalecają, aby hotele miały jasno określone procedury rejestracji gości oparte na dokumentach tożsamości. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko związane z oszustwami oraz zapewnić bezpieczeństwo zarówno gościom, jak i personelowi. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej placówki hotelowej.
Dowód osobisty, prawo jazdy i paszport to dokumenty, które potwierdzają tożsamość gościa i są powszechnie akceptowane w procesie rejestracji w hotelu. Każdy z tych dokumentów spełnia określone wymagania prawne i standardy branżowe, które mają na celu ochronę zarówno gości, jak i obiektu. Dowód osobisty to najczęściej stosowany dokument tożsamości w Polsce, który zawiera podstawowe dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres oraz zdjęcie, co czyni go bardzo wiarygodnym źródłem informacji. Prawo jazdy, choć jest dokumentem głównie związanym z uprawnieniami do prowadzenia pojazdów, również służy jako identyfikator. Natomiast paszport, będący dokumentem międzynarodowym, jest niezbędny dla gości przybywających z zagranicy. Wybór jednego z tych dokumentów do rejestracji gościa wynika z kluczowej potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i identyfikacji, co jest zgodne z przepisami prawa, takimi jak Ustawa o usługach turystycznych oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Zatem błędne jest założenie, że regulamin hotelowy może pełnić funkcję dokumentu identyfikacyjnego, gdyż jego rola sprowadza się jedynie do regulowania zasad korzystania z usług hotelowych, a nie do potwierdzania tożsamości gości. Takie nieporozumienie może prowadzić do poważnych konsekwencji, jak np. odmowa zakwaterowania lub problemy z identyfikacją gościa, co podkreśla znaczenie właściwego zrozumienia dokumentów wymaganych w procesie rejestracji.