Rezerwacja gwarantowana jest kluczowym elementem zarządzania rezerwacjami w hotelach. W przypadku, gdy gość upoważnia hotel do obciążenia jego rachunku bankowego, co wskazuje na gwarancję płatności, recepcjonista powinien zaznaczyć tę opcję w karcie rezerwacji. Takie podejście zapewnia bezpieczeństwo zarówno dla klienta, jak i dla hotelu, ponieważ rezerwacja jest zabezpieczona przed ewentualnym anulowaniem. Standardy branżowe wymagają, aby w przypadku rezerwacji gwarantowanych hotel miał pewność, że gość jest odpowiedzialny za płatność, co często wiąże się z podaniem danych karty kredytowej lub wpłatą zaliczki. Przykładem zastosowania takiego podejścia jest sytuacja, gdy gość planuje przybyć w szczycie sezonu turystycznego, kiedy hotele są szczególnie oblegane. Wówczas, zapewnienie gwarancji płatności zwiększa szanse na zrealizowanie rezerwacji i minimalizuje ryzyko straty finansowej dla hotelu.
Niezrozumienie różnicy między rodzajami rezerwacji często prowadzi do błędnych wyborów w procesie rezerwacyjnym. W przypadku rezerwacji niegwarantowanej, gość nie zapewnia hotelowi żadnej formy zabezpieczenia płatności, co oznacza, że hotel nie ma pewności, że gość się pojawi. Tego typu rezerwacja jest bardziej ryzykowna dla obiektu, szczególnie w okresach wzmożonego ruchu turystycznego, gdy hotele mogą mieć trudności z wypełnieniem wolnych miejsc. Rezerwacja kredytowa, z kolei, najczęściej odnosi się do sytuacji, w której gość planuje płatność kartą kredytową, jednak nie oznacza to automatycznie gwarancji płatności, jeśli nie zostanie podjęta odpowiednia procedura zabezpieczająca. Wstępna rezerwacja to forma, która sugeruje, że gość jest zainteresowany dokonaniem rezerwacji, lecz nie zapewnia żadnych gwarancji co do jej finalizacji. Nie są to jednak odpowiednie opcje w sytuacji, gdy gość upoważnia hotel do obciążenia jego rachunku. W praktyce, błędem jest myślenie, że jakakolwiek z tych opcji mogłaby w pełni zabezpieczyć obiekt przed potencjalnymi stratami finansowymi, co jest kluczowym aspektem w branży hotelarskiej. Należy zauważyć, że skuteczne zarządzanie rezerwacjami opiera się na solidnych podstawach związanych z zarządzaniem ryzykiem i zabezpieczeniami finansowymi.
