Kwalifikacja: HGT.06 - Realizacja usług w recepcji
Zawód: Technik hotelarstwa
Podczas dokonywania wstępnej rezerwacji noclegu za pośrednictwem telefonu, recepcjonista musi przede wszystkim zebrać dane gościa, które obejmują:
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'imię i nazwisko, telefon kontaktowy' jest jak najbardziej trafna! Te dane są kluczowe, bo bez nich ciężko się dogadać z gościem i poukładać rezerwacje. Imię i nazwisko pomagają w identyfikacji gościa, a numer telefonu pozwala szybko się z nim skontaktować, gdyby coś się zmieniło w rezerwacji albo były jakieś pytania. W hotelarstwie to standard, żeby na początku zbierać takie info, bo to dobra praktyka w relacjach z klientami. Z moich doświadczeń wynika, że gdyby zdarzyła się zmiana w dostępności pokoju, recepcjonista od razu może zadzwonić do gościa, by zaproponować inne opcje. Ważne jest też, by dane te były pozyskiwane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych — to buduje zaufanie do procesu rezerwacji i do samego hotelu. W dzisiejszych czasach, gdzie obsługa klienta idzie do przodu, takie informacje powinny być wprowadzane do systemu rezerwacyjnego, co ułatwia zarządzanie danymi gości i pozwala lepiej dostosować ofertę do ich potrzeb.
Wybór innych odpowiedzi, jak płeć czy numer paszportu, może prowadzić do nieporozumień na temat tego, co tak naprawdę jest potrzebne podczas rezerwacji. Płeć nie jest kluczowa przy rezerwacji noclegu, a jej zbieranie może być odebrane jako naruszenie prywatności, co teraz, w dobie większej świadomości na temat ochrony danych, nie jest najlepszym pomysłem. Numer paszportu czy obywatelstwo są istotne w niektórych sytuacjach, np. przy rezerwacjach międzynarodowych, ale powinny być zbierane później, gdy rezerwacja jest już potwierdzona. Wrzucanie tych danych przy pierwszym kontakcie jest trochę na wyrost i może zniechęcić gości. Zbyt wiele info na początku może wprowadzać chaos, przez co recepcjonista nie da rady ogarnąć danych gości. Ważne, żeby proces rezerwacji był prosty i jasny, co na pewno polepsza doświadczenie klienta. Dlatego dobrze skupić się na najważniejszych danych, czyli imieniu, nazwisku i telefonie, bo to ułatwia późniejszą obsługę gościa.