Odpowiedź "przelewem" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z przepisami prawa o rachunkowości oraz standardami branżowymi, faktura VAT powinna być wystawiana w momencie dokonania płatności, co w przypadku płatności przelewem następuje w dniu zaksięgowania środków na rachunku bankowym hotelu. W praktyce oznacza to, że jeśli gość dokonuje płatności przelewem, recepcjonista może wstrzymać się z wystawieniem faktury VAT do momentu, kiedy płatność zostanie potwierdzona. To podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją finansową, które wskazują, że wystawienie faktury powinno być skorelowane z rzeczywistym przepływem finansowym. Dzięki temu hotel może uniknąć problemów związanych z wystawieniem faktury za usługi, które nie zostały jeszcze opłacone, co jest istotne nie tylko z punktu widzenia finansowego, ale także audytowego. Warto również zauważyć, że w przypadku płatności gotówką, walutą obcą czy kartą płatniczą, faktura powinna być wystawiona na dzień wyjazdu, co nie jest korzystne dla zarządzania dokumentacją w hotelu.
Płatności dokonane gotówką, kartą płatniczą lub walutą obcą nie zwalniają recepcjonisty z obowiązku wystawienia faktury VAT w dniu wyjazdu gościa. W praktyce, wiele osób może mieć mylne przekonanie, że brak wystawienia faktury w tym samym dniu, w którym dokonano płatności, jest akceptowalny. Płatność gotówką obliguje do natychmiastowego wystawienia faktury, ponieważ transakcja jest dokonana w momencie wymiany pieniędzy. Poza tym, karty płatnicze są z reguły rozliczane w dniu transakcji, co również wymaga od recepcjonisty sporządzenia faktury. Płatności walutą obcą mogą wprowadzać dodatkowe zamieszanie, jednak również w takich przypadkach, zgodnie z przepisami prawa, faktura powinna być wystawiona w dniu, w którym dokonano płatności. Często błędem myślowym jest mylenie terminów księgowania i momentu wystawienia faktury, co może prowadzić do nieprawidłowości w dokumentacji i kłopotów w kontrolach skarbowych. Przestrzeganie zasad dotyczących wystawiania faktur jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej oraz dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.