Właściciele zakładów hotelarskich są zobowiązani do składania wniosków o zaszeregowanie do odpowiednich kategorii zakładów do marszałka województwa. Marszałek województwa pełni kluczową rolę w nadzorze nad sektorem turystyki w danym regionie, co obejmuje również klasyfikację obiektów noclegowych. Proces zaszeregowania do konkretnej kategorii, na przykład hotelu, pensjonatu czy apartamentu, jest istotny nie tylko dla celów marketingowych, ale także dla spełnienia wymogów prawnych oraz standardów jakości usług. W przypadku, gdy zakład zostanie zaklasyfikowany do wyższej kategorii, może to przyczynić się do wzrostu zainteresowania turystów i zwiększenia przychodów. Przykładem zastosowania tej procedury jest składanie wniosków o klasyfikację przed sezonem turystycznym, aby móc promować obiekt z odpowiednim oznaczeniem w materiałach reklamowych, co jest zgodne z dobrą praktyką branżową.
Złożenie wniosku o zaszeregowanie zakładu hotelarskiego do niewłaściwego organu, takiego jak minister gospodarki, wojewoda czy burmistrz, nie tylko wydłuża proces klasyfikacji, ale również może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i administracyjnych. Minister gospodarki zajmuje się szerokimi kwestiami związanymi z polityką gospodarczą kraju, ale nie ma kompetencji do zajmowania się lokalną klasyfikacją obiektów hotelarskich. Podobnie, wojewoda, który ma na celu nadzorowanie spraw w województwie, a także burmistrz, który zarządza sprawami lokalnymi, nie są odpowiednimi organami do przyjmowania takich wniosków. Klasyfikacja obiektów noclegowych jest ściśle związana z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi, które zostały ustanowione w celu zapewnienia wysokiej jakości usług turystycznych. Właściwe zaszeregowanie obiektu do odpowiedniej kategorii wpływa na postrzeganie miejsca przez gości oraz na jego konkurencyjność na rynku. W przypadku nieprawidłowego złożenia wniosku, właściciel może napotkać trudności w uzyskaniu dofinansowania, wsparcia od lokalnych instytucji turystycznych czy promocji w regionalnych materiałach marketingowych. Takie błędne podejście może skutkować także zniechęceniem potencjalnych klientów, którzy szukają obiektów o odpowiednich standardach, co w dłuższej perspektywie negatywnie wpłynie na działalność zakładu.