Odpowiedź 'bazodanowy' jest poprawna, ponieważ systemy zarządzania danymi osobowymi pracowników wymagają skutecznego przechowywania, organizowania oraz przetwarzania dużych wolumenów danych. Bazy danych są zaprojektowane do efektywnej obsługi takich operacji, zapewniając integralność, bezpieczeństwo oraz łatwy dostęp do informacji. Przykłady zastosowania obejmują systemy HRIS (Human Resource Information System), które wykorzystują bazy danych do gromadzenia informacji o pracownikach, ich wynagrodzeniach, historii zatrudnienia oraz ocenach wydajności. Bazy danych pozwalają również na przeprowadzanie zaawansowanych analiz danych, co jest kluczowe dla podejmowania decyzji kadrowych. W kontekście ochrony danych osobowych, korzystanie z baz danych umożliwia wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie i autoryzacja dostępu, co jest zgodne z regulacjami takimi jak RODO. Dzięki tym rozwiązaniom dział kadr przedsiębiorstwa może działać efektywnie oraz zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi.
Wybór programów takich jak edytory tekstu, edukacyjne czy komunikacyjne do przetwarzania danych osobowych pracowników nie jest odpowiedni z kilku powodów. Edytory tekstu, choć przydatne do tworzenia dokumentów, nie oferują struktury ani funkcjonalności wymaganej do zarządzania dużymi zbiorami danych. Używanie takich narzędzi prowadzi do chaotycznego przechowywania informacji, co z kolei zwiększa ryzyko zgubienia danych lub naruszenia zasad ochrony danych. Narzędzia edukacyjne, mimo że mogą być użyteczne w kontekście szkoleń, nie są przeznaczone do zarządzania danymi osobowymi ani do ich przetwarzania. Z kolei programy komunikacyjne mogą wspierać wymianę informacji, ale nie są one zaprojektowane do przechowywania ani analizy danych kadrowych. Wszystkie te programy mogą wspierać pracę działu kadr w pewnym zakresie, jednak brak im kluczowych funkcji, takich jak możliwość tworzenia relacji między danymi, zapewnienia bezpieczeństwa i integralności danych, a także wsparcia w generowaniu raportów. Właściwe podejście do zarządzania danymi osobowymi powinno opierać się na narzędziach stworzonych specjalnie z myślą o tego typu zadaniach, które spełniają standardy branżowe i regulacje prawne. W przeciwnym razie, przedsiębiorstwo naraża się na ryzyko niezgodności z przepisami oraz utraty ważnych informacji.