Kwerenda w MS Access jest kluczowym obiektem bazy danych, który służy do wykonywania zapytań SQL, co pozwala użytkownikom na selektywne wydobywanie danych z tabel. Kwerendy umożliwiają nie tylko proste wybieranie rekordów, ale również zaawansowane operacje, takie jak złączenia, filtrowanie czy grupowanie danych. Dzięki nim można tworzyć subtelne zapytania, które uwzględniają różne kryteria, co jest niezwykle przydatne przy pracy z dużymi zbiorami danych. Na przykład, jeśli mamy bazę danych klientów, kwerenda może zostać użyta do znalezienia wszystkich klientów z określonego miasta, którzy dokonali zakupu w ostatnim miesiącu. Praktyczne zastosowanie kwerend polega również na ich możliwości zapisywania i ponownego używania, co przyspiesza proces analizy danych. W branży baz danych, umiejętność tworzenia i optymalizacji kwerend jest uważana za jedną z podstawowych kompetencji w pracy z MS Access oraz innymi systemami zarządzania bazami danych.
Raporty w MS Access są używane do prezentacji danych w formie czytelnych dokumentów, jednak nie służą do wykonywania zapytań SQL czy selekcji danych z bazy. Zazwyczaj są generowane na podstawie kwerend lub tabel, mając na celu przedstawienie wyników w zorganizowany sposób, co może wprowadzać w błąd, gdyż raporty nie posiadają funkcji aktywnego wydobywania danych. Makra to zestawy instrukcji, które automatyzują różne zadania w Access, ale nie są bezpośrednio związane z wyszukiwaniem danych przy użyciu SQL. Ich funkcją jest zwiększenie efektywności pracy i eliminacja powtarzalnych czynności, co może powodować nieporozumienia w kontekście ich roli w analizie danych. Formularze służą do wprowadzania i edytowania danych w bazie, a także do prezentacji ich użytkownikowi w przyjazny sposób. Chociaż formularze mogą korzystać z kwerend jako źródła danych, same w sobie nie wykonują żadnych zapytań. W rzeczywistości, błędne przypisanie tych elementów bazy do funkcji wyszukiwania danych wynika często z nieznajomości ich specyfikacji funkcjonalnych oraz kontekstu ich użycia w praktyce. Kluczowe jest zrozumienie, że kwerendy są dedykowane do wyszukiwania i manipulacji danymi, co czyni je niezastąpionym narzędziem w pracy z bazami danych.