Opcja FILE w ustawieniach drukarki to taka trochę ukryta perełka, o której wiele osób nawet nie wie. W praktyce, gdy wybierzesz port FILE, system operacyjny (najczęściej Windows) nie wysyła danych bezpośrednio do fizycznej drukarki, ale tworzy plik na dysku – najczęściej z rozszerzeniem .prn albo .pdf, zależnie od sterownika. To świetne rozwiązanie, gdy chcesz zachować dane wydruku na później, przesłać je do innej osoby, wydrukować później na zupełnie innym komputerze lub nawet skonwertować do innego formatu. Z mojego doświadczenia, FILE bywa wykorzystywany przez techników IT, którzy muszą analizować błędy wydruku albo testować ustawienia bez straty papieru. W praktyce, standard branżowy sugeruje korzystanie z FILE przy wszelkich testach wydajnościowych czy w środowiskach serwerowych, gdzie nie zawsze masz podpiętą fizyczną drukarkę. Moim zdaniem, zawsze warto wiedzieć, gdzie szukać tej opcji, bo może naprawdę ułatwić życie. Dodam jeszcze, że operacje na portach takich jak FILE są zgodne z polityką bezpieczeństwa danych, bo nie każdy dokument powinien się od razu znaleźć na papierze. Można go najpierw przechować, zarchiwizować lub przesłać dalej – dokładnie tak, jak wymagają tego dobre praktyki biurowe czy nawet normy ISO dotyczące zarządzania dokumentacją. To jest właśnie ten techniczny detal, który odróżnia przeciętnego użytkownika od kogoś ogarniętego w IT.
Wiele osób naturalnie zakłada, że jeśli chcemy przekierować coś do pliku, wystarczy wykorzystać któryś z klasycznych portów sprzętowych, jak LPT, COM czy nawet USB001, bo przecież tam trafiają dane z wielu urządzeń. Jednak to dość powszechne nieporozumienie wynika z mylenia fizycznej ścieżki przesyłu danych z logicznym miejscem ich przechowania. Porty LPT oraz COM to stare, fizyczne interfejsy komunikacji – LPT dla drukarek równoległych, COM dla urządzeń szeregowych, takich jak modemy czy stare myszki. Owszem, kiedyś drukarki podłączano głównie przez LPT, ale dane wysyłane tą drogą trafiały bezpośrednio do urządzenia, nie na dysk. USB001 to z kolei logiczny port przypisany do drukarki podłączonej przez USB, bardzo popularny w nowszych komputerach, ale znów – celem jest fizyczne urządzenie, nie plik. Typowym błędem jest myślenie, że skoro na komputerze są zdefiniowane różne porty komunikacyjne, to któryś z nich odpowiada za zapisywanie wydruku na dysku. W rzeczywistości, tylko port FILE jest powiązany z operacją utworzenia pliku na twardym dysku i daje użytkownikowi kontrolę, gdzie ten plik zostanie zapisany i w jakim formacie (w zależności od sterownika drukarki). Ten mechanizm jest szeroko opisany w dokumentacji Microsoftu i innych systemów operacyjnych. Warto zapamiętać, że porty fizyczne i logiczne odzwierciedlają połączenia z urządzeniami, a nie funkcje związane z archiwizacją czy konwersją wydruków. Mylenie tych pojęć to jeden z najczęstszych błędów podczas konfigurowania nietypowych drukarek czy w środowiskach testowych. W praktyce, jeśli celem jest uzyskanie cyfrowego zapisu wydruku na dysku twardym, wybór jakiegokolwiek innego portu niż FILE po prostu nie zadziała, niezależnie od ustawień sprzętowych czy systemowych. To taka trochę pułapka, na którą łapią się nawet doświadczeni użytkownicy, jeśli nie poznali dokładnie mechanizmów działania systemowych sterowników drukarek.