Program OCR (Optical Character Recognition) jest specjalistycznym oprogramowaniem, które umożliwia konwersję zeskanowanych dokumentów, obrazów i tekstów wydrukowanych do formatu edytowalnego. Działa to na zasadzie rozpoznawania wzorów i znaków, co pozwala na przekształcenie wizualnych danych na tekst cyfrowy. W praktyce, wykorzystanie programu OCR jest powszechne w biurach, archiwach oraz bibliotekach, gdzie duża ilość dokumentów papierowych musi zostać zdigitalizowana. Dzięki technologii OCR możemy efektywnie archiwizować dokumenty, oszczędzając czas i przestrzeń. Warto również wspomnieć, że nowoczesne programy OCR są w stanie rozpoznać nie tylko standardowe czcionki, ale również różne języki i znaki diakrytyczne, co sprawia, że są wszechstronne i użyteczne w międzynarodowym kontekście. Przykładowe oprogramowanie OCR to ABBYY FineReader czy Adobe Acrobat, które są zgodne z branżowymi standardami, takimi jak PDF/A, co zapewnia długoterminową archiwizację dokumentów.
Wybór oprogramowania, które nie jest przeznaczone do rozpoznawania tekstu, prowadzi do fundamentalnych nieporozumień dotyczących funkcjonalności poszczególnych aplikacji. Program ERP (Enterprise Resource Planning) jest systemem służącym do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, integrującym dane z różnych obszarów działalności, takich jak finanse, produkcja czy logistyka. Nie ma on jednak funkcji rozpoznawania tekstu z obrazów, co sprawia, że nie nadaje się do zadań związanych z konwersją dokumentów papierowych na formaty edytowalne. Z kolei program CAD (Computer-Aided Design) jest używany do projektowania 2D i 3D i jest skierowany do inżynierów oraz projektantów. Jego funkcjonalność skupia się na tworzeniu modeli i rysunków technicznych, a nie na rozpoznawaniu tekstu. W odniesieniu do programu COM+, który jest platformą do tworzenia aplikacji i nie ma bezpośredniego związku z przetwarzaniem dokumentów, również nie można go uznać za odpowiednie narzędzie do skanowania tekstu. Wybierając niewłaściwe oprogramowanie, można nie tylko stracić czas, ale także zniechęcić się do digitalizacji dokumentów, co jest nieefektywne w kontekście nowoczesnych praktyk zarządzania informacją. Kluczowe jest zatem zrozumienie, jakie narzędzie jest adekwatne do konkretnego zadania, a technologia OCR jest standardem w konwersji dokumentów papierowych do formatu cyfrowego.