W firmie należało naprawić 5 komputerów oraz serwer. Czas naprawy każdego komputera wyniósł 1,5 godziny, a serwera 2,5 godziny. Cena usługi wynosi 100,00 zł za roboczogodzinę plus podatek VAT 23%. Jaka będzie należność brutto za tę usługę?

W tym zadaniu łatwo się pomylić, jeśli nie rozdzieli się trzech etapów obliczeń: czasu pracy, ceny netto oraz podatku VAT. Najpierw trzeba policzyć wszystkie roboczogodziny. Pięć komputerów naprawianych po 1,5 godziny daje 7,5 godziny, a serwer dodaje jeszcze 2,5 godziny. Razem jest 10 godzin. Dopiero od tej wartości liczy się koszt usługi, czyli 10 × 100,00 zł = 1 000,00 zł netto. Typowy błąd polega na tym, że ktoś dolicza tylko 23 zł podatku, jakby VAT 23% oznaczał stałą dopłatę 23 zł. To nie tak działa. VAT jest procentem od kwoty netto, więc przy 1 000,00 zł wynosi 230,00 zł. Inny częsty błąd to podwojenie całej należności, na przykład przez założenie, że serwer trzeba liczyć tak samo jak zestaw komputerów albo że cena dotyczy osobno sprzętu i osobno pracy. W praktyce serwisowej cennik roboczogodziny oznacza czas pracy technika, nie liczbę urządzeń samą w sobie. Z mojego doświadczenia najlepiej zapisać sobie krótki kosztorys: liczba godzin, stawka netto, VAT i brutto. Taki sposób jest zgodny z dobrymi praktykami przy fakturowaniu usług IT i mocno ogranicza pomyłki, szczególnie gdy w zleceniu są różne typy sprzętu, np. stacje robocze, serwer, drukarki czy urządzenia sieciowe.