Prawidłowo – w realnym serwisie komputerowym takim dokumentem jest właśnie karta naprawy. To jest podstawowy dokument roboczy serwisu, coś w rodzaju „historii choroby” komputera. Zawiera dane klienta (imię, nazwisko/nazwa firmy, kontakt), dokładne informacje o sprzęcie (model, numer seryjny, czasem konfigurację: procesor, RAM, dysk), opis zgłaszanej usterki, datę przyjęcia sprzętu oraz często przewidywany termin realizacji. Bardzo często dopisuje się tam też uwagi serwisanta, wykonane czynności, użyte części, wyniki testów i końcową diagnozę. Dzięki temu w każdej chwili wiadomo, co się z danym urządzeniem działo, kto je przyjął, kto naprawiał i jakie działania były podjęte. W profesjonalnych serwisach karta naprawy jest też podstawą do rozliczeń – na jej podstawie wystawia się paragon albo fakturę oraz raportuje czas pracy. Moim zdaniem bez porządnie prowadzonej karty naprawy serwis szybko zamienia się w chaos: gubią się informacje, klient ma poczucie bałaganu, a w razie reklamacji nie ma się do czego odwołać. W wielu firmach karta naprawy ma formę elektroniczną w systemie serwisowym (CRM/Helpdesk), ale zasada jest ta sama – musi być przypisane zgłoszenie z dokładnym opisem sprzętu, usterki i przebiegu naprawy. To jest po prostu dobra praktyka branżowa i element podstawowej dokumentacji serwisowej.
W serwisie komputerowym kluczowe jest odróżnianie różnych typów dokumentów, bo każdy z nich pełni inną funkcję w obiegu sprzętu i informacji. Bardzo często uczniowie mieszają dokumenty magazynowe, sprzedażowe i serwisowe, bo z zewnątrz wszystko wygląda jak „papierek z podpisem”. Tymczasem dokument, którego szukamy w tym pytaniu, musi jednocześnie zawierać opis sprzętu, opis usterki, datę zgłoszenia i dane klienta. To nie jest ani typowy dokument magazynowy, ani dokument sprzedaży. PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne, to klasyczny dokument magazynowy. Służy do wprowadzenia towaru na magazyn, np. gdy przyjeżdża dostawa komputerów od hurtowni. Tam zapisuje się ilości, symbole katalogowe, czasem numery seryjne, ale nie opisuje się usterek ani zgłoszeń serwisowych klientów. Mylenie PZ z dokumentem serwisowym wynika często z tego, że w niektórych firmach naprawiany sprzęt „przechodzi” przez magazyn, ale formalnie to zupełnie inny obieg dokumentów. Podobnie WZ, czyli wydanie zewnętrzne, to dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu na zewnątrz firmy, np. do klienta. Może dotyczyć komputera, ale dotyczy ruchu magazynowego, a nie opisu naprawy. Nie ma tam standardowo miejsca na opis usterki czy czynności serwisowych, bo to nie jest jego rola. Paragon z kolei to zwykły dowód sprzedaży, potwierdzenie zapłaty za usługę lub towar. Na paragonie fiskalnym nie ma pola na szczegółowy opis sprzętu ani rozpiski diagnostyki, to jest dokument wymagany przez prawo podatkowe, a nie przez procedury serwisowe. Typowym błędem jest myślenie: „skoro klient dostaje paragon, to pewnie tam jest wszystko”, ale w praktyce paragon tylko potwierdza kwotę i rodzaj usługi, a cała techniczna treść znajduje się właśnie w karcie naprawy. Dobrą praktyką w serwisach jest łączenie tych dokumentów: karta naprawy opisuje technikalia i przebieg zgłoszenia, a PZ/WZ i dokument sprzedaży obsługują magazyn i księgowość. Dopiero takie rozdzielenie ról sprawia, że system działa przejrzyście i zgodnie z normami organizacji pracy serwisu.