Jaką rolę pełni kwerenda aktualizująca w MS Access?
A. dołącza rekordy z innej tabeli
B. modyfikuje istniejące dane w tabeli według zadanych kryteriów
C. usuwa rekordy według kryteriów
D. prezentuje zliczone (zagregowane) wartości w układzie wierszy i kolumn
Kwerenda aktualizująca w MS Access służy do modyfikowania już istniejących danych w tabeli, i to właśnie według określonych kryteriów. To jest ważne rozróżnienie: ona nie tworzy nowych rekordów i nie usuwa starych, tylko zmienia wartości w polach tych rekordów, które spełniają warunek. W praktyce może to być np. podniesienie ceny wszystkich produktów z danej kategorii o 10%, zmiana statusu zamówień z oczekujące na zrealizowane albo uzupełnienie brakującej wartości w kolumnie Miasto dla wybranych klientów. W SQL odpowiada temu instrukcja UPDATE, np. UPDATE Towary SET Cena = Cena * 1.10 WHERE Kategoria = 'napoje';. Moim zdaniem to jedna z tych kwerend, z którymi trzeba obchodzić się ostrożnie, bo działa masowo. Dobra praktyka jest taka, żeby przed uruchomieniem kwerendy aktualizującej najpierw sprawdzić warunek w zwykłej kwerendzie wybierającej. Warto też zrobić kopię bazy albo tabeli, szczególnie w Accessie, gdzie użytkownicy często pracują bez rozbudowanego systemu kontroli zmian. Kryteria WHERE są tu kluczowe, bo źle ustawiony warunek może zmienić za dużo rekordów, czasem całą tabelę. W profesjonalnej pracy z bazami danych pilnuje się też typów danych, reguł poprawności, relacji i integralności referencyjnej, żeby aktualizacja nie popsuła logicznej spójności danych.
W MS Access łatwo pomylić różne typy kwerend akcji, bo wszystkie mogą coś zmieniać w bazie, ale ich rola jest inna. Kwerenda aktualizująca nie służy do kasowania rekordów. Usuwanie danych realizuje kwerenda usuwająca, która odpowiada operacji DELETE i fizycznie usuwa całe rekordy spełniające kryteria. To zupełnie inny poziom ingerencji niż zmiana wartości w polu, dlatego w praktyce wymaga jeszcze większej ostrożności oraz kopii zapasowej. Dołączanie rekordów z innej tabeli też nie jest aktualizacją istniejących danych. Tak działa kwerenda dołączająca, czyli odpowiednik operacji INSERT INTO, gdzie do tabeli trafiają nowe wiersze, często pobrane z innego źródła. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś kojarzy słowo aktualizacja z każdą zmianą w bazie, a w terminologii bazodanowej aktualizacja oznacza przede wszystkim zmianę wartości w już istniejących rekordach. Z kolei prezentowanie zliczonych wartości w układzie wierszy i kolumn to zadanie kwerendy krzyżowej, która pokazuje dane zagregowane, np. sumy sprzedaży według miesięcy i kategorii. Ona bardziej przypomina raport analityczny niż mechanizm modyfikacji danych. Z mojego doświadczenia najlepsza metoda nauki jest taka: zapamiętać operacje przez ich odpowiedniki SQL. UPDATE zmienia wartości, DELETE usuwa rekordy, INSERT dodaje rekordy, a zapytania agregujące i krzyżowe służą do analizy. Wtedy nazwy w Accessie robią się dużo bardziej logiczne, nawet jeśli na początku brzmią podobnie.