Aby wybrać z bazy danych rekordy spełniające określone kryteria, należy utworzyć:
Źle. Makro automatyzuje czynności, nie wybiera danych wg kryteriów.
Dobrze. Kwerenda wybiera i filtruje dane spełniające zadane warunki.
Źle. Raport prezentuje dane do wydruku, ale to nie on definiuje kryteria wyboru.
Źle. Formularz służy do wprowadzania i edycji danych, nie do ich filtrowania wg kryteriów.
Kwerenda (zapytanie) to obiekt bazy danych, który wybiera rekordy spełniające zadane warunki - odpowiada zapytaniu
SELECT ... WHERE w SQL. Można w niej wskazać kolumny, kryteria filtrowania i sortowanie, a wynik wykorzystać dalej w formularzu czy raporcie. Dlatego do wybrania danych wg kryteriów tworzy się kwerendę.Pozostałe obiekty służą do czego innego. Formularz to interfejs do wygodnego wprowadzania i edycji danych, a nie do ich filtrowania według warunków. Raport prezentuje już wybrane dane w czytelnej formie do wydruku - sam nie definiuje kryteriów selekcji (często bazuje na wyniku kwerendy). Makro automatyzuje powtarzalne czynności w bazie, lecz nie wybiera rekordów. Dane spełniające określone kryteria wybiera kwerenda (zapytanie), dlatego to ona jest poprawna.