Raport to narzędzie informatyczne, które służy do grupowania, analizy oraz prezentacji danych z wielu źródeł w celu ich efektywnego przedstawienia. W kontekście baz danych i systemów zarządzania informacjami, raportowanie odgrywa kluczową rolę, umożliwiając generowanie zestawień, które mogą być następnie drukowane lub dystrybuowane. Przykładem zastosowania raportów jest analiza wyników sprzedaży, gdzie dane z różnych okresów i lokalizacji są zestawiane w jeden dokument, co pozwala na łatwe podejmowanie decyzji biznesowych. Raporty mogą być generowane automatycznie przez systemy, takie jak Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) lub IBM Cognos, które oferują zaawansowane możliwości formatowania i wizualizacji danych. Warto także zauważyć, że raporty mogą być dostosowywane do specyficznych potrzeb użytkownika, co zwiększa ich użyteczność w różnych kontekstach biznesowych. W standardach branżowych, takich jak ITIL, raportowanie jest kluczowym elementem zarządzania usługami, a także w analizach SWOT, gdzie podsumowanie danych jest niezbędne do oceny sytuacji firmy.
Kwerenda, formularz i makropolecenie to narzędzia, które służą innym celom niż raportowanie. Kwerenda jest zapytaniem do bazy danych, które pozwala na wyciąganie konkretnych informacji z dużej ilości danych. Jej głównym celem jest filtracja danych oraz ich selekcja, co niekoniecznie prowadzi do ich grupowania ani prezentacji w formie kompletnych zestawień. Chociaż kwerendy mogą być używane jako część procesu tworzenia raportu, same w sobie nie służą do prezentacji wyników w formie gotowego dokumentu. Formularz z kolei to interfejs użytkownika, który umożliwia wprowadzanie i edytowanie danych w systemie. Jest on użyteczny do zbierania informacji, ale nie ma możliwości grupowania ani prezentacji danych w sposób, który mógłby być przydatny do raportowania. Z kolei makropolecenie to zestaw instrukcji w programach biurowych, takich jak Microsoft Excel, które automatyzują powtarzalne zadania. Choć mogą być używane do przetwarzania danych, nie są narzędziem do ich grupowania ani prezentacji w formie raportów. W związku z tym, każde z tych narzędzi pełni odmienne funkcje i nie może zastąpić skutecznego raportu, który jest kluczowym elementem analizy danych.