Kwalifikacja: PGF.10 - Prowadzenie działalności informacyjno-bibliograficznej

W praktyce handlowej bardzo łatwo się pomylić, bo każde pismo ma trochę inną funkcję, a czasem w codziennym obiegu pojęcia te są używane zamiennie, choć to błąd. Oferta to dokument, który wysyła sprzedawca – on przedstawia warunki sprzedaży, cennik, czas dostawy itp. Często myli się ją z zapytaniem ofertowym, ale w rzeczywistości to klient, czyli kupujący, powinien najpierw wysłać zapytanie ofertowe, a dopiero wtedy otrzymuje odpowiedź w formie oferty. Jeśli ktoś wybiera zamówienie jako odpowiedź, to niestety wyprzedza pewien kluczowy etap: zamówienie składa się dopiero wtedy, gdy zna się już warunki sprzedaży i zdecyduje się na konkretnego dostawcę. Nie ma więc sensu zamawiać czegoś, nie wiedząc nawet, na jakich zasadach będzie się odbywać sprzedaż czy dostawa. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia to z kolei jeszcze inny etap – to odpowiedź sprzedawcy na złożone zamówienie, która formalizuje transakcję. Typowym błędem jest traktowanie tych pism jako wymiennych, ale każda z tych form ma określone miejsce w procesie handlowym i nie wolno ich przestawiać. W realiach branżowych, np. w księgarniach czy hurtowniach, prawidłowa kolejność to najpierw zapytanie ofertowe (by zdobyć kluczowe informacje), potem analiza otrzymanych ofert, następnie zamówienie, a na końcu potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez kontrahenta. Z mojego doświadczenia wynika, że zamieszanie na tym etapie często prowadzi do nieporozumień, niepotrzebnych reklamacji, a nawet strat finansowych. Także warto pamiętać, że profesjonalna komunikacja handlowa to podstawa udanej współpracy – i zawsze zaczyna się od zapytania ofertowego, bo to daje pełną bazę do dalszych decyzji.