Kwalifikacja: PGF.10 - Prowadzenie działalności informacyjno-bibliograficznej

Wielu osobom może się wydawać, że do indeksu osobowego można wrzucać wszystkie pojęcia, które przewijają się w tekście, jednak w rzeczywistości jest to poważne uproszczenie i często prowadzi do dużego zamieszania w późniejszym korzystaniu z materiałów. Przede wszystkim, indeks osobowy zawsze, zgodnie ze standardami opracowań naukowych, obejmuje wyłącznie konkretne osoby – ich nazwiska i ewentualnie imiona (właśnie w tej kolejności). Tymczasem hasła takie jak 'Rosja', 'Szwecja' czy 'Połonka' mogą wydawać się ważne, ale one nie spełniają kryterium osoby – są to odpowiednio państwa oraz miejscowość. Dla nich przewiduje się osobne indeksy: geograficzny lub rzeczowy. W praktyce, gdy ktoś przeszukuje indeks osobowy, oczekuje nazwisk czy imion ludzi, a nie nazw państw czy lokalizacji. Typowym błędem jest mylenie indeksowania pojęć i nazw własnych – wiele osób automatycznie uznaje, że każde ważne słowo z tekstu pasuje do indeksu osobowego. Nic bardziej mylnego – taka praktyka prowadzi do nieczytelności i znacznego utrudnienia wyszukiwania informacji. Moim zdaniem, jeśli ktoś wrzuci do indeksu osobowego na przykład 'Rosję' czy 'Połonkę', to użytkownik końcowy potem nie będzie wiedział, gdzie szukać informacji o osobach, a gdzie o miejscach. To całkowicie kłóci się z dobrymi praktykami bibliograficznymi i zasadami organizacji informacji stosowanymi w archiwistyce czy bibliotekoznawstwie. Jedyną poprawną osobą w tym fragmencie jest 'Czarnecki Stefan' – reszta to nie są osoby i nie powinny się tam znaleźć. To naprawdę ważne, by już na etapie indeksowania dobrze rozumieć te różnice – w przeciwnym razie cała praca z materiałem źródłowym traci sens, bo robi się zwyczajnie bałagan.