Prawidłowa odpowiedź to asygnata, bo właśnie ten dokument jest podstawą sprzedaży drobnych ilości drewna dla osób fizycznych i małych firm, z którymi nadleśnictwo nie ma podpisanych stałych umów. Asygnata w praktyce pełni rolę takiego „dokumentu sprzedaży w terenie” – wystawia ją leśniczy, na jej podstawie odbiorca może legalnie odebrać drewno z lasu, a następnie dane z asygnaty są podstawą do dalszych rozliczeń w nadleśnictwie. Z mojego doświadczenia w pracy z dokumentacją leśną, asygnata jest pierwszym i kluczowym ogniwem ewidencji pozyskanego i sprzedanego surowca drzewnego w drobnym obrocie. Zawiera m.in. dane nabywcy, gatunek drewna, sortyment, ilość (miąższość), cenę jednostkową i łączną wartość. Dzięki temu da się później łatwo powiązać fizyczny wywóz drewna z zapisami w systemie informatycznym Lasów Państwowych. W dobrych praktykach gospodarki leśnej podkreśla się, że każdy metr sześcienny drewna musi być objęty pełną dokumentacją – od momentu pozyskania, przez magazynowanie, aż po sprzedaż i wywóz. Przy klientach indywidualnych i małych firmach, którzy kupują okazjonalnie i nie mają umów długoterminowych, asygnata jest najwygodniejszym narzędziem: leśniczy ma ją przy sobie w kancelarii lub nawet w terenie, może ją wystawić praktycznie od ręki, a klient od razu wie, co kupuje i na jakich warunkach. Moim zdaniem warto też zapamiętać, że asygnata jest dokumentem sprzedażowo-magazynowym, a nie dokumentem transportowym – to często myli uczniów. Transport i wywóz są później potwierdzane innymi dokumentami, ale cała historia zaczyna się właśnie od asygnaty, szczególnie w takim drobnym, detalicznym obrocie drewnem.
W gospodarce leśnej dokumenty obrotu drewnem mają dość precyzyjnie określone funkcje i pomylenie ich ról jest jednym z częstszych błędów na egzaminach i w praktyce. Wiele osób intuicyjnie kojarzy każdy papier związany z drewnem jako „kwit” albo „fakturę”, ale w Lasach Państwowych to tak nie działa. Kwit wywozowy to przede wszystkim dokument związany z transportem drewna z lasu – potwierdza legalność wywozu, wskazuje skąd, dokąd i ile drewna jedzie, ale nie jest samodzielną podstawą sprzedaży dla klienta detalicznego. Można powiedzieć, że kwit wywozowy „pilnuje” ruchu drewna poza las, natomiast nie zastępuje dokumentu sprzedaży wystawianego przez leśniczego przy drobnych transakcjach. Podobnie kwit podwozowy ma charakter pomocniczy i techniczny – służy do ewidencjonowania dowozu drewna np. z powierzchni zrębowych do składnicy, ale nie jest skierowany do klienta końcowego. To raczej narzędzie wewnętrznej gospodarki magazynowo-transportowej nadleśnictwa niż dokument handlowy. Wybór faktury jako odpowiedzi wynika często z przyzwyczajenia z innych branż, bo w handlu powszechnym faktura jest podstawowym dokumentem sprzedaży. W leśnictwie też występuje, ale najczęściej jest wystawiana przez nadleśnictwo na podstawie wcześniej sporządzonej dokumentacji, np. asygnaty. Odbiorca indywidualny czy mała firma, kupujący kilka metrów sześciennych drewna u leśniczego, w pierwszym kroku operuje właśnie asygnatą, a nie fakturą. Faktura jest bardziej elementem księgowości i rozliczeń finansowych, nie dokumentem wystawianym bezpośrednio w lesie przez leśniczego podczas sprzedaży drobnych ilości. Typowy błąd myślowy polega na wrzucaniu do jednego worka wszystkich papierów: kwitów, asygnat, faktur, traktując je jako zamienne. Tymczasem każdy z nich ma inne zadanie: asygnata – sprzedaż i wydanie drewna w drobnym obrocie, kwit wywozowy – legalność transportu z lasu, kwit podwozowy – ewidencja dowozu na skład, faktura – rozliczenie finansowe w systemie księgowym. Zrozumienie tej logiki bardzo ułatwia później pracę w realnym nadleśnictwie i pozwala unikać bałaganu w dokumentacji.