Który dokument zawiera następujące informacje: nazwa przedsiębiorstwa, numer dokumentu, data sporządzenia dokumentu, magazyn z którego wydano towar, dział do którego towar zostaje przekazany, nazwę, ilość, cenę jednostkową oraz wartość towaru, podpis osoby sporządzającej dokument, a także podpis osoby wydającej i przyjmującej zapas?
A. ZW
B. RW
C. WZ
D. PZ
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2018 (arkusz A.30-X-18.06).
Dokument RW, czyli rozchód wewnętrzny, jest właściwym dokumentem dla opisanej sytuacji, bo dotyczy wydania materiałów lub towarów z magazynu na potrzeby własne przedsiębiorstwa. Kluczowe jest tu sformułowanie, że zapas jest przekazywany z magazynu do działu, a nie sprzedawany kontrahentowi ani przyjmowany od dostawcy. RW stosuje się na przykład wtedy, gdy magazyn wydaje materiały do działu produkcji, części zamienne do działu utrzymania ruchu albo artykuły biurowe do administracji. Taki dokument powinien zawierać dane identyfikacyjne firmy, numer dokumentu, datę wystawienia, wskazanie magazynu wydającego, komórkę organizacyjną pobierającą zapas, nazwę asortymentu, ilość, cenę jednostkową i wartość rozchodu. Bardzo ważne są też podpisy: osoby sporządzającej dokument oraz osób wydającej i przyjmującej towar. Z mojego doświadczenia to właśnie podpisy często są lekceważone, a potem przy inwentaryzacji robi się niepotrzebny bałagan. W dobrej praktyce magazynowej RW jest podstawą do zmniejszenia stanu magazynowego w kartotece zapasów oraz do ujęcia kosztu zużycia materiałów w odpowiednim dziale. Dzięki temu wiadomo nie tylko co wyszło z magazynu, ale też na czyje potrzeby i z jakiego powodu.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty magazynowe, bo wszystkie skróty wyglądają podobnie i każdy w jakiś sposób dotyczy ruchu zapasów. Trzeba jednak patrzeć na kierunek przepływu towaru oraz cel operacji. PZ oznacza przyjęcie zewnętrzne, czyli dokument używany wtedy, gdy towar wpływa do magazynu z zewnątrz, najczęściej od dostawcy. Nie pasuje więc do sytuacji, w której zapas opuszcza magazyn i trafia do wewnętrznego działu firmy. WZ, czyli wydanie zewnętrzne, dokumentuje wydanie towaru na zewnątrz przedsiębiorstwa, na przykład do klienta albo przewoźnika realizującego dostawę. Tutaj też kierunek jest inny, bo w treści pytania mowa o przekazaniu do działu, a więc nadal wewnątrz organizacji. ZW to zwrot wewnętrzny, używany raczej wtedy, gdy niewykorzystane materiały wracają z działu do magazynu, na przykład po zakończeniu produkcji lub naprawy. Typowy błąd polega na tym, że ktoś widzi słowo wydano i od razu wybiera WZ. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: jeśli magazyn wydaje zapas na potrzeby własnej firmy, najczęściej chodzi o RW. Ten dokument zmniejsza stan magazynowy i jednocześnie pokazuje, który dział zużyje materiał. W praktyce ma to znaczenie dla kontroli kosztów, odpowiedzialności materialnej i późniejszej inwentaryzacji, bo bez poprawnego RW trudno ustalić, czy brak w magazynie jest normalnym zużyciem, czy już nieprawidłowością.