Dokument, na którym ujmowane jest przekazanie materiałów do produkcji, to
A. zwrot wewnętrzny.
B. przesunięcie międzymagazynowe.
C. rozchód wewnętrzny.
D. wydanie z magazynu.
Pytanie z egzaminu CKE, październik 2013 (arkusz A.30-X-13.10).
Dokumentem właściwym dla przekazania materiałów do produkcji jest rozchód wewnętrzny, najczęściej oznaczany skrótem RW. W praktyce magazynowej RW służy do udokumentowania zużycia albo pobrania materiałów na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa, na przykład do wydziału produkcyjnego, warsztatu, działu utrzymania ruchu czy do wykonania konkretnego zlecenia produkcyjnego. Czyli jeśli z magazynu materiałów wydaje się blachę, śruby, kartony, tworzywo, tkaninę albo podzespoły, które mają zostać wykorzystane w produkcji, to taki ruch zapasu powinien być ujęty właśnie dokumentem RW. Moim zdaniem to jeden z ważniejszych dokumentów, bo bez niego łatwo robi się bałagan w stanach magazynowych i w kosztach produkcji. Dobra praktyka jest taka, żeby RW zawierał numer dokumentu, datę, indeks materiału, nazwę, ilość, jednostkę miary, miejsce pobrania, komórkę kosztową lub zlecenie produkcyjne oraz podpis osoby wydającej i pobierającej. W systemach ERP lub WMS dokument RW aktualizuje stan magazynu i jednocześnie pozwala przypisać koszt materiału do produkcji. To ważne przy rozliczaniu norm zużycia, analizie odchyleń oraz kontroli zapasów.
W tym pytaniu łatwo pomylić nazwy dokumentów, bo wszystkie dotyczą ruchu materiałów, ale nie każdy ruch oznacza przekazanie do produkcji. Samo określenie wydanie z magazynu brzmi logicznie, jednak w dokumentacji magazynowej trzeba patrzeć bardziej precyzyjnie. Wydanie z magazynu, często kojarzone z dokumentem WZ, dotyczy zazwyczaj wydania towarów na zewnątrz, na przykład do klienta, odbiorcy albo przewoźnika. Nie opisuje typowego zużycia materiałów wewnątrz zakładu produkcyjnego. Tu właśnie wiele osób robi skrót myślowy: skoro coś wychodzi z magazynu, to wybierają wydanie. A w ewidencji to nie wystarcza, bo trzeba wiedzieć, dokąd i po co materiał wyszedł. Zwrot wewnętrzny działa w przeciwnym kierunku niż pobranie do produkcji. Stosuje się go, gdy niewykorzystane materiały wracają z produkcji, z warsztatu albo z innej komórki organizacyjnej do magazynu. Przykład: wydano 100 kg surowca, zużyto 86 kg, a 14 kg wraca na stan. Wtedy dokumentuje się zwrot, a nie rozchód. Przesunięcie międzymagazynowe, czyli zwykle MM, oznacza przemieszczenie zapasu między magazynami lub lokalizacjami, na przykład z magazynu głównego do magazynu podręcznego. Stan firmy jako całości się nie zmniejsza, zmienia się tylko miejsce składowania. Przy rozchodzie wewnętrznym materiał jest zdejmowany ze stanu magazynowego, bo ma być zużyty w produkcji albo działalności wewnętrznej. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać to tak: RW = materiał idzie do zużycia wewnętrznego, MM = materiał zmienia magazyn, zwrot = materiał wraca, a WZ = najczęściej wydanie na zewnątrz. Taki podział jest zgodny z dobrą praktyką ewidencji magazynowej i pomaga utrzymać porządek w systemie ERP, kartotekach materiałowych oraz kosztach zleceń produkcyjnych.