Przyjęcie magazynowe rejestruje się poprzez sporządzenie dokumentu
A. CMR
B. Rw
C. faktury.
D. Pz
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2014 (arkusz A.30-X-14.05).
Dokument Pz, czyli przyjęcie zewnętrzne, jest właściwym dokumentem do zarejestrowania przyjęcia magazynowego towaru od dostawcy. W praktyce magazynowej PZ potwierdza, że określony asortyment fizycznie trafił do magazynu i może zostać wprowadzony na stan zapasów. Na takim dokumencie zwykle zapisuje się nazwę towaru, indeks materiałowy, ilość, jednostkę miary, dane dostawcy, numer zamówienia, datę przyjęcia, czasem też numer partii, termin ważności albo lokalizację składowania. Z mojego doświadczenia to właśnie PZ jest jednym z tych dokumentów, które muszą się zgadzać co do sztuki, bo potem na nim opiera się ewidencja w systemie WMS lub ERP. Dobra praktyka jest taka, żeby przed wystawieniem PZ sprawdzić zgodność dostawy z zamówieniem, dokumentem dostawy i stanem faktycznym na palecie. Jeżeli przyjechało 100 sztuk, a na dokumencie jest 120, to nie można bezmyślnie przyjąć 120, bo magazyn będzie miał fikcyjny zapas. PZ zwiększa stan magazynowy, więc ma bezpośredni wpływ na dostępność towaru, kompletację zamówień i późniejsze rozliczenia.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty, bo każdy z nich pojawia się gdzieś w obrocie towarem, ale nie każdy służy do ewidencji przyjęcia magazynowego. CMR jest dokumentem przewozowym stosowanym w transporcie drogowym, zwłaszcza międzynarodowym. Potwierdza warunki przewozu, dane nadawcy, odbiorcy, przewoźnika oraz informacje o ładunku, ale sam z siebie nie wprowadza towaru na stan magazynu. Magazynier może korzystać z CMR przy kontroli dostawy, lecz przyjęcie w ewidencji robi się dokumentem PZ. RW, czyli rozchód wewnętrzny, działa w przeciwnym kierunku. Służy do wydania materiałów z magazynu na potrzeby wewnętrzne firmy, na przykład na produkcję, serwis albo zużycie własne. Gdyby użyć RW przy przyjęciu, system zmniejszyłby zapas zamiast go zwiększyć, no i zrobiłby się bałagan w stanach. Faktura też bywa myląca, bo kojarzy się z zakupem towaru. Jest jednak dokumentem księgowym i handlowym, a nie typowym dokumentem magazynowym potwierdzającym fizyczne przyjęcie. Faktura może przyjść przed dostawą, po dostawie albo razem z nią, więc nie jest wystarczającym dowodem, że towar naprawdę leży już na regale. W porządnej praktyce magazynowej oddziela się dokumenty transportowe, księgowe i magazynowe, bo każdy z nich ma inną funkcję w procesie.