Dokumentem potwierdzającym przyjęcie zakupionego towaru do magazynu jest
A. PW
B. WZ
C. PZ
D. RW
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2019 (arkusz AU.22-X-19.06).
Dokument PZ, czyli Przyjęcie Zewnętrzne, służy do potwierdzenia przyjęcia do magazynu towaru zakupionego od dostawcy zewnętrznego. W praktyce wystawia się go wtedy, gdy dostawa fizycznie trafia do magazynu, zostaje sprawdzona ilościowo i jakościowo, a magazynier potwierdza, że dana partia może zostać wprowadzona na stan magazynowy. Moim zdaniem to jeden z najważniejszych dokumentów w codziennej pracy magazynu, bo od niego zaczyna się prawidłowa ewidencja zapasu. PZ powinno zawierać m.in. numer dokumentu, datę przyjęcia, dane dostawcy, nazwę i indeks towaru, ilość, jednostkę miary, czasem numer partii, termin ważności albo lokalizację składowania. W dobrych praktykach branżowych dokument PZ porównuje się z fakturą, zamówieniem zakupu albo dokumentem dostawy, żeby wykryć braki, nadwyżki czy uszkodzenia. Dzięki temu system magazynowy, np. WMS lub ERP, pokazuje realny stan zapasów, a dział zakupów i księgowość mają podstawę do dalszego rozliczenia dostawy.
W dokumentacji magazynowej bardzo łatwo pomylić skróty, bo wyglądają podobnie, ale każdy z nich opisuje inny ruch towaru. Przy zakupionym towarze przychodzącym od dostawcy zewnętrznego właściwy jest dokument PZ, czyli Przyjęcie Zewnętrzne. To on zwiększa stan magazynowy po dostawie z zewnątrz. Jeżeli ktoś wybiera WZ, to zwykle myśli ogólnie o ruchu towaru, ale WZ oznacza Wydanie Zewnętrzne. Stosuje się je, gdy towar opuszcza magazyn i trafia np. do klienta, odbiorcy albo innej firmy. WZ nie potwierdza przyjęcia, tylko wydanie, więc działa w przeciwnym kierunku niż PZ. PW, czyli Przyjęcie Wewnętrzne, też zwiększa stan magazynu, ale dotyczy przyjęcia powstałego wewnątrz przedsiębiorstwa, np. wyrobu gotowego z produkcji, nadwyżki ujawnionej podczas inwentaryzacji albo przesunięcia wynikającego z procesów wewnętrznych. Nie jest to typowy dokument dla zakupu od dostawcy. RW, czyli Rozchód Wewnętrzny, dokumentuje pobranie materiałów na potrzeby własne firmy, na przykład wydanie surowców do produkcji albo materiałów eksploatacyjnych. Typowy błąd polega na zapamiętywaniu tylko litery P jako przyjęcie albo W jako magazyn, bez rozróżnienia, czy ruch jest zewnętrzny, czy wewnętrzny. W magazynie to rozróżnienie ma duże znaczenie, bo wpływa na stany zapasów, rozliczenia księgowe i późniejsze śledzenie przepływu towaru. Z mojego doświadczenia najłatwiej zapamiętać to tak: zakup od dostawcy = PZ, sprzedaż lub wysyłka do klienta = WZ, ruchy wewnątrz firmy = PW albo RW, zależnie od kierunku ruchu.