Dokumentem potwierdzającym wydanie z magazynu towarów odbiorcy zewnętrznemu jest
A. WZ
B. RW
C. ZW
D. PZ
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2020 (arkusz AU.22-SG-20.01).
Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne, jest właściwym dokumentem potwierdzającym wydanie towarów z magazynu odbiorcy zewnętrznemu, np. klientowi, kontrahentowi albo innemu podmiotowi spoza firmy. W praktyce magazynowej WZ wystawia się wtedy, gdy towar fizycznie opuszcza magazyn i trafia poza przedsiębiorstwo. Taki dokument powinien zawierać m.in. datę wydania, dane odbiorcy, nazwę i ilość towaru, jednostkę miary, numer dokumentu, oznaczenie magazynu oraz podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie i odbiór. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, które naprawdę warto dobrze kojarzyć, bo pojawia się prawie w każdej pracy magazynowej. WZ jest też ważne dla kontroli stanów magazynowych: po jego zatwierdzeniu zapas danego asortymentu zostaje zmniejszony w systemie magazynowym lub ERP/WMS. Dobra praktyka branżowa mówi, że dokument powinien być zgodny z rzeczywistym ruchem towaru, a nie wystawiany „na oko”. Przykład: magazyn wydaje 20 kartonów części zamiennych klientowi zewnętrznemu. Kompletacja jest sprawdzona, towar załadowany, a dokumentem potwierdzającym to wydanie będzie właśnie WZ. Faktura może pojawić się później albo równolegle, ale sam ruch magazynowy na zewnątrz potwierdza WZ.
W tym pytaniu kluczowe jest rozróżnienie kierunku przepływu towaru i rodzaju operacji magazynowej. Jeżeli towar wychodzi z magazynu do odbiorcy zewnętrznego, czyli poza przedsiębiorstwo, stosuje się dokument WZ, wydanie zewnętrzne. Pozostałe skróty mogą się kojarzyć z ruchem magazynowym, dlatego łatwo się pomylić, ale oznaczają inne sytuacje. PZ to przyjęcie zewnętrzne, więc działa w przeciwną stronę: potwierdza przyjęcie materiałów lub towarów od dostawcy do magazynu. Gdy wybierze się PZ przy wydaniu, miesza się przychód magazynowy z rozchodem, a to w realnym systemie spowodowałoby błędny stan zapasów. RW oznacza rozchód wewnętrzny. Używa się go raczej wtedy, gdy materiały są pobierane na potrzeby własne firmy, na produkcję, do zużycia wewnętrznego albo na cele serwisowe. Nie jest to standardowy dokument dla odbiorcy zewnętrznego. ZW najczęściej rozumie się jako zwrot wewnętrzny lub dokument związany ze zwrotem, zależnie od przyjętej dokumentacji w firmie, więc też nie opisuje typowej sprzedaży lub wydania kontrahentowi. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś widzi słowo „wydanie” i wybiera dowolny dokument rozchodowy, bez sprawdzenia, czy odbiorca jest zewnętrzny czy wewnętrzny. W magazynie to ma duże znaczenie, bo dokumenty są podstawą ewidencji, kontroli odpowiedzialności materialnej i późniejszego rozliczenia z działem sprzedaży lub księgowością. Z mojego doświadczenia najprościej zapamiętać: PZ zwiększa stan po dostawie z zewnątrz, WZ zmniejsza stan przy wysyłce na zewnątrz, RW zmniejsza stan na potrzeby własne firmy. Taka logika bardzo pomaga na testach i w normalnej pracy przy dokumentach.