Poprawnie wypełniony druk zamówień w oparciu o zamieszczoną fakturę powinien zawierać informacje w pozycji
A. Zamawiający: BAL Sp. z o.o., adres: 18-400 Łomża, ul. Dworcowa 5.
B. Adres wysyłkowy: 00-955 Warszawa, ul. Saska 12, adresat: BAL Sp. z o.o.
C. Zamawiający: JOLA Sp. z o. o., adresat: JOLA Sp. z o.o.
D. Adresat: JOLA Sp. z o.o., adres adresata: 18-400 Łomża, ul. Dworcowa 5.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2019 (arkusz A.30-X-19.06).
W tym zadaniu kluczowe jest rozróżnienie ról stron widocznych na fakturze. Na fakturze sprzedawcą jest JOLA Sp. z o.o. z adresem 00-955 Warszawa, ul. Saska 12, natomiast nabywcą jest BAL Sp. z o.o. z adresem 18-400 Łomża, ul. Dworcowa 5. Jeżeli druk zamówienia ma być wypełniony w oparciu o tę fakturę, to w pozycji „Zamawiający” należy wpisać podmiot, który kupuje towar, czyli BAL Sp. z o.o. Dlatego poprawna treść to: Zamawiający: BAL Sp. z o.o., adres: 18-400 Łomża, ul. Dworcowa 5. W praktyce magazynowej i logistycznej takie dane muszą być spójne między dokumentami: zamówieniem, fakturą, dokumentem WZ, PZ oraz ewentualnym listem przewozowym. Moim zdaniem to jeden z tych drobnych szczegółów, które łatwo pominąć, a potem robią bałagan w dokumentacji. Dobra praktyka branżowa jest taka, żeby zawsze sprawdzać, kto jest sprzedawcą, kto nabywcą, a kto odbiorcą dostawy, bo te role mogą być różne. Tutaj BAL zamawia palety EUR i jest nabywcą, więc jego dane trafiają do pola zamawiającego.
Najczęstszy błąd w tym pytaniu wynika z pomieszania danych sprzedawcy, nabywcy i adresata dokumentu. Na fakturze JOLA Sp. z o.o. występuje jako sprzedawca, czyli podmiot wystawiający fakturę i dostarczający towar lub usługę. Jej właściwy adres to 00-955 Warszawa, ul. Saska 12. Nie można więc przypisać firmie JOLA adresu z Łomży, bo ten należy do BAL Sp. z o.o. Takie przestawienie danych wygląda niewinnie, ale w realnej dokumentacji powoduje niezgodność formalną i może utrudnić przyjęcie towaru, rozliczenie faktury albo archiwizację dokumentów. Błędne jest też wpisanie JOLA jako zamawiającego, ponieważ zamawiającym jest ten, kto kupuje, czyli nabywca wskazany na fakturze. W tym przypadku jest nim BAL Sp. z o.o. Trzeba też uważać na pojęcie „adres wysyłkowy”. Nie zawsze jest ono równoznaczne z adresem sprzedawcy albo z przypadkowo przepisanym adresem z faktury. Jeśli dokument nie podaje oddzielnego miejsca dostawy, przyjmuje się dane nabywcy lub dane wskazane w zamówieniu. Wariant z adresem Warszawa i adresatem BAL miesza nazwę nabywcy z adresem sprzedawcy, więc jest logicznie niespójny. Z mojego doświadczenia najlepiej najpierw podkreślić na fakturze pola „Sprzedawca” i „Nabywca”, a dopiero potem przepisywać dane do formularza zamówienia. To prosta metoda, ale naprawdę ogranicza pomyłki w obiegu dokumentów magazynowych i handlowych.