Który wtórny dokument magazynowy pozwala na ewidencję zapasów przedsiębiorstwa w jednostkach fizycznych oraz monetarnych?
A. Zwrot wewnętrzny.
B. Przyjęcie materiałów z zewnątrz.
C. Kartoteka ilościowo-wartościowa.
D. Kartoteka ilościowa.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2018 (arkusz A.30-X-18.01).
Kartoteka ilościowo-wartościowa jest właściwą odpowiedzią, bo służy do ewidencji zapasów jednocześnie w jednostkach fizycznych i pieniężnych. Czyli nie pokazuje tylko, że w magazynie jest np. 120 sztuk łożysk, 35 kg granulatu albo 8 palet towaru, ale także informuje, jaka jest wartość tych zapasów w złotych. W praktyce magazynowej to bardzo ważne, bo sama ilość nie wystarcza do kontroli majątku firmy. Kierownik magazynu, dział księgowości i dział zakupów muszą wiedzieć nie tylko „ile mamy”, ale też „za ile mamy”. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, które dobrze pokazują połączenie magazynu z rachunkowością. Kartoteka ilościowo-wartościowa pozwala śledzić przychody, rozchody, stany końcowe, ceny ewidencyjne, wartość zapasu oraz często także partie lub indeksy materiałowe. Zgodnie z dobrą praktyką branżową dane w takiej kartotece powinny być zgodne z dokumentami źródłowymi, takimi jak PZ, WZ, RW, MM czy faktury zakupu. Dzięki temu łatwiej wykonać inwentaryzację, kontrolę stanów magazynowych i wycenę zapasów w bilansie. W systemach ERP albo WMS taka kartoteka jest zwykle prowadzona automatycznie, ale zasada pozostaje ta sama: ewidencja obejmuje ilość oraz wartość materiału lub towaru. To właśnie odróżnia ją od zwykłej kartoteki ilościowej.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty źródłowe z dokumentami lub urządzeniami ewidencyjnymi, bo wszystkie nazwy brzmią dość magazynowo. Zwrot wewnętrzny jest związany z ruchem materiałów wewnątrz przedsiębiorstwa, na przykład gdy niewykorzystany materiał wraca z produkcji do magazynu. Taki dokument potwierdza konkretną operację, ale sam z siebie nie jest pełną kartoteką zapasów. Nie służy do stałego prowadzenia ewidencji ilościowej i wartościowej całego asortymentu, tylko rejestruje pewne zdarzenie gospodarcze. Podobnie przyjęcie materiałów z zewnątrz, często kojarzone z dokumentem PZ, dotyczy przyjęcia dostawy od dostawcy. Jest bardzo ważne, bo zwiększa stan magazynowy, ale opisuje pojedynczy przychód, a nie cały bieżący obraz zapasów przedsiębiorstwa. Kartoteka ilościowa jest już bliżej właściwego kierunku, bo faktycznie służy do ewidencji zapasów, ale tylko w jednostkach naturalnych, czyli np. sztukach, kilogramach, metrach, litrach albo opakowaniach. Brakuje w niej elementu wartościowego, czyli ceny i kwoty zapasu. Typowy błąd polega na tym, że ktoś widzi słowo „kartoteka” i od razu uznaje, że chodzi o pełną ewidencję. A trzeba doczytać, czy mowa tylko o ilości, czy również o wartości. Jeżeli pytanie mówi o jednostkach fizycznych oraz monetarnych, to chodzi o kartotekę ilościowo-wartościową. W dobrych praktykach magazynowych i księgowych właśnie ona pozwala połączyć kontrolę stanów magazynowych z wyceną majątku firmy, co jest potrzebne przy inwentaryzacji, rozliczeniach kosztów i analizie zapasów.