Dokument przesłany wraz z zamówieniem na dostawę towaru, zawierający potwierdzenie wcześniej uzgodnionych warunków dostaw i płatności, to
A. list towarzyszący.
B. specyfikacja.
C. faktura konsularna.
D. faktura proforma.
List towarzyszący to dokument dołączany do zamówienia albo przesyłki handlowej, którego zadaniem jest doprecyzowanie i potwierdzenie ustaleń między kontrahentami. W tym przypadku chodzi właśnie o potwierdzenie wcześniej uzgodnionych warunków dostawy i płatności, czyli np. terminu realizacji, sposobu transportu, miejsca dostawy, formy zapłaty, ewentualnych rabatów, warunków reklamacji czy danych osoby kontaktowej. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, które wydają się mało ważne, a w praktyce potrafią uratować sytuację, gdy później pojawia się spór: kto, co i na jakich zasadach zamówił. W dobrej praktyce logistycznej list towarzyszący powinien być spójny z zamówieniem, ofertą, umową oraz dokumentami magazynowymi i transportowymi. W firmach korzystających z ERP, WMS albo EDI takie informacje często są przesyłane elektronicznie, ale sens pozostaje ten sam: uporządkować komunikację między dostawcą a odbiorcą. Przykładowo hurtownia zamawia partię towaru z dostawą na konkretną rampę magazynową i płatnością przelewem 14 dni. List towarzyszący może potwierdzić te warunki, żeby magazyn, dział zakupów i przewoźnik mieli jasny punkt odniesienia. To jest typowa dokumentacja wspierająca obsługę dostaw, nie dokument księgowy ani celny.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka dokumentów, bo wszystkie występują w obrocie handlowym i logistycznym, ale pełnią zupełnie inne funkcje. Faktura proforma nie jest właściwym wyborem, ponieważ ma charakter informacyjny lub ofertowy. Często służy do przedstawienia przewidywanej wartości transakcji, danych do przedpłaty albo warunków sprzedaży przed wystawieniem faktury właściwej. Nie jest jednak dokumentem przesyłanym zasadniczo wraz z zamówieniem jako potwierdzenie ustalonych warunków dostaw i płatności. Z mojego doświadczenia uczniowie często mylą ją z dokumentem potwierdzającym sprzedaż, bo wygląda podobnie do faktury, ale księgowo i organizacyjnie to nie to samo. Faktura konsularna dotyczy głównie handlu zagranicznego i procedur celnych. Bywa wymagana przez niektóre państwa przy imporcie, aby potwierdzić wartość, pochodzenie lub charakter towaru. To dokument specyficzny, związany bardziej z odprawą celną niż z codziennym potwierdzaniem warunków dostawy między dostawcą a odbiorcą. Specyfikacja z kolei opisuje szczegółowo towar: asortyment, ilości, cechy, wymiary, masę, czasem numery partii albo sposób pakowania. Jest bardzo przydatna w magazynie przy przyjęciu dostawy i kontroli zgodności, ale sama w sobie nie jest dokumentem potwierdzającym wcześniej uzgodnione warunki płatności oraz dostawy. Typowy błąd polega tu na tym, że ktoś widzi dokument związany z dostawą i od razu zakłada, że chodzi o każdy dokument handlowy. A trzeba patrzeć na funkcję dokumentu. Jeżeli dokument ma towarzyszyć zamówieniu i potwierdzać ustalenia organizacyjno-handlowe, najbardziej pasuje list towarzyszący.