Kwalifikacja: SPL.01 - Obsługa magazynów

Bilans otwarcia to dokument, który przedstawia stan aktywów i pasywów na początku okresu sprawozdawczego, ale nie ma on zastosowania do bieżącej kontroli zapasów. Jego rola ogranicza się do przedstawienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa na dany moment, a nie do rejestrowania ruchów towarów. W związku z tym, korzystanie z bilansu otwarcia jako narzędzia do zarządzania zapasami prowadzi do nieporozumień i braku aktualnych informacji o stanie magazynu. Rozchód wewnętrzny jest dokumentem, który służy do rejestrowania przekazania towarów wewnątrz firmy, ale nie gromadzi danych o całości przychodów i rozchodów zapasów. Ograniczając się do tego rodzaju dokumentacji, można stracić z oczu pełen obraz zarządzania zapasami, co może prowadzić do błędów w planowaniu i zamówieniach. Przyjęcie zewnętrzne dotyczy jedynie przyjęcia towaru do magazynu z zewnątrz, ale nie pozwala na kontrolę jego stanu ani na dokumentowanie wszystkich ruchów związanych z zapasami. Użytkownicy często mylą te dokumenty, nie dostrzegając, że do efektywnego zarządzania zapasami konieczne jest posiadanie systemu, który na bieżąco rejestruje wszystkie operacje. Kartoteka magazynowa pełni tę rolę, zapewniając integralność i dostępność informacji, co jest kluczowe dla podejmowania decyzji operacyjnych i strategicznych.