Zapas magazynowy materiału X na dzień 1 maja wynosił 250 kg, w ciągu miesiąca do magazynu przyjęto kolejne 500 kg materiału X. Z dniem 1 czerwca uruchomiona została produkcja do zachowania ciągłości, której konieczne jest utrzymanie zapasu na poziomie 800 kg materiału X. W magazynie powstał
A. niedobór zapasu wynoszący 50 kg.
B. zapas nadmierny wynoszący 750 kg.
C. zapas nadmierny wynoszący 800 kg.
D. niedobór zapasu wynoszący 500 kg.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2020 (arkusz AU.22-SG-20.06).
W tym zadaniu kluczowe jest ustalenie faktycznego stanu materiału w magazynie na dzień 1 czerwca. Na początku było 250 kg materiału X, a w maju przyjęto jeszcze 500 kg. Razem daje to 250 kg + 500 kg = 750 kg. Produkcja wymaga jednak utrzymania zapasu na poziomie 800 kg, żeby nie było przerw w pracy. Skoro w magazynie jest 750 kg, a wymagane jest 800 kg, to brakuje 800 kg - 750 kg = 50 kg. Dlatego powstał niedobór zapasu wynoszący 50 kg. Moim zdaniem to bardzo praktyczny przykład, bo w realnym magazynie taka różnica może zatrzymać linię produkcyjną albo wymusić pilne zamówienie. Dobra praktyka w zarządzaniu zapasami polega na stałym porównywaniu zapasu dostępnego z zapasem wymaganym, minimalnym albo bezpieczeństwa. W systemach WMS, ERP czy MRP taka informacja często uruchamia sygnał do uzupełnienia materiału, czyli np. zamówienie do dostawcy albo przesunięcie zapasu z innego magazynu. Ważne jest też, żeby nie mylić zapasu przyjętego z zapasem wystarczającym dla produkcji, bo sama dostawa nie oznacza jeszcze, że poziom magazynowy jest bezpieczny.
W tym przykładzie łatwo pomylić samo dodawanie dostaw z oceną, czy zapas jest wystarczający dla produkcji. Stan magazynowy po przyjęciu materiału wynosi 750 kg, bo 250 kg było na początku, a 500 kg doszło w ciągu miesiąca. Ten wynik trzeba dopiero porównać z wymaganym poziomem 800 kg. Jeżeli wymaganie jest wyższe niż faktyczny stan, to nie ma zapasu nadmiernego, tylko występuje niedobór. Zapas nadmierny pojawiłby się dopiero wtedy, gdyby w magazynie było więcej niż potrzeba, na przykład 850 kg przy wymaganiu 800 kg oznaczałoby nadwyżkę 50 kg. Tutaj sytuacja jest odwrotna. Typowym błędem jest potraktowanie liczby 750 kg jako nadwyżki, bo wygląda jak duża ilość materiału, ale w logistyce nie ocenia się zapasu na oko, tylko względem normy, planu produkcji lub poziomu zapasu bezpieczeństwa. Równie mylące jest uznanie, że brakuje 500 kg, bo tyle wynosiła dostawa. Dostawa nie jest niedoborem ani nadmiarem sama z siebie, to tylko przychód magazynowy. Trzeba też uważać na odpowiedź z zapasem nadmiernym 800 kg, bo 800 kg to wymagany poziom utrzymania, a nie różnica pomiędzy stanem rzeczywistym i potrzebą. Z mojego doświadczenia takie zadania najlepiej rozwiązywać schematem: najpierw stan początkowy, potem przyjęcia, następnie porównanie z zapotrzebowaniem. Wtedy wychodzi jasno: 750 kg w magazynie wobec wymaganego 800 kg, czyli niedobór 50 kg.