Ostatnio wystawiona faktura została oznaczona numerem 514/05/2018. Jaki będzie numer kolejnej faktury wystawionej w tym samym miesiącu i roku, co poprzednia?
A. 515/05/2018
B. 514/06/2018
C. 514/05/2018
D. 515/06/2018
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2018 (arkusz A.30-X-18.06).
Numer 515/05/2018 jest właściwy, ponieważ w podanym schemacie numeracji część 514 oznacza kolejny numer faktury, 05 oznacza miesiąc, a 2018 oznacza rok wystawienia. Skoro następna faktura jest wystawiana w tym samym miesiącu i roku, zmienia się tylko numer porządkowy dokumentu: z 514 na 515. Miesiąc 05 i rok 2018 zostają bez zmian. W praktyce taka numeracja jest bardzo często stosowana w firmach handlowych, magazynach i systemach ERP, bo pozwala szybko ustalić kolejność dokumentów oraz okres rozliczeniowy. Moim zdaniem to jeden z prostszych, ale ważnych elementów dokumentacji, bo pomyłka w numerze faktury potrafi narobić sporo zamieszania w księgowości. Dobra praktyka branżowa mówi, że numeracja faktur powinna być jednoznaczna, ciągła w ramach przyjętej serii i chronologiczna. Jeśli ostatnia faktura w maju 2018 roku ma numer 514/05/2018, to następna w maju powinna dostać 515/05/2018. Dopiero przy fakturze wystawionej w czerwcu zmieniłby się człon miesiąca na 06, zgodnie z przyjętym formatem numer/miesiąc/rok.
W tym zadaniu łatwo pomylić dwie rzeczy: numer porządkowy faktury oraz oznaczenie miesiąca. Format 514/05/2018 najczęściej czyta się jako kolejny numer dokumentu, miesiąc i rok. Jeżeli pytanie mówi, że następna faktura jest wystawiana w tym samym miesiącu i roku, to część 05/2018 nie powinna się zmieniać. Zmienia się wyłącznie liczba porządkowa, bo każdy nowy dokument musi mieć własny, unikalny numer. Wpisanie 515/06/2018 sugeruje, że faktura została wystawiona w czerwcu, a to przeczy treści zadania. Taki błąd często wynika z automatycznego założenia, że po numerze faktury od razu przechodzimy do kolejnego miesiąca, ale tutaj nie ma takiej informacji. Pozostawienie numeru 514/05/2018 też jest niepoprawne, bo oznaczałoby powtórzenie już wystawionej faktury. W dokumentacji księgowej i magazynowo-handlowej duplikowanie numerów jest poważnym problemem, ponieważ utrudnia kontrolę sprzedaży, rozliczenia VAT, archiwizację i wyszukiwanie dokumentów w systemie ERP. Z kolei zapis 514/06/2018 łączy dwa błędne założenia: nie zwiększa numeru porządkowego i jednocześnie zmienia miesiąc na czerwiec. Z mojego doświadczenia najbezpieczniej jest najpierw rozpoznać strukturę numeru, a dopiero potem zmieniać tylko ten człon, który faktycznie powinien się zmienić. Tutaj jest to po prostu 514 + 1 = 515, przy zachowaniu 05/2018.