Do piekarni mąkę dostarczył kierowca dostawcy Jan Kowalski. Magazynier Adam Nowak przyjął ją do magazynu, aby następnie wydawać ją do produkcji w miarę potrzeb. Z magazynu do działu produkcji mąkę odbiera Marek Kowalski. Wyroby gotowe z piekarni są dostarczane do sklepów przez kierowcę piekarni Tomasza Majewskiego. Kto powinien podpisać się w miejscu oznaczonym „wydał” w dokumencie dotyczącym rozchodu wewnętrznego mąki (RW) w piekarni?
A. Adam Nowak
B. Marek Kowalski
C. Tomasz Majewski
D. Jan Kowalski
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2021 (arkusz AU.22-SG-21.01).
W dokumencie RW, czyli rozchód wewnętrzny, w miejscu oznaczonym „wydał” powinien podpisać się Adam Nowak, bo to on jest magazynierem odpowiedzialnym za zapas mąki w magazynie i to on przekazuje ją do produkcji. RW nie dokumentuje dostawy od dostawcy ani wysyłki wyrobów gotowych do sklepu, tylko wewnętrzne wydanie materiału z magazynu na potrzeby zakładu, np. do piekarni, cukierni czy działu produkcyjnego. W praktyce podpis „wydał” składa osoba, która zmniejsza stan magazynowy i ponosi odpowiedzialność za poprawne wydanie materiału: ilość, asortyment, partię, ewentualnie datę ważności. Osoba odbierająca mąkę do produkcji podpisuje się zwykle w polu „pobrał” albo „przyjął”, zależnie od wzoru dokumentu. Moim zdaniem to jest jeden z tych tematów, gdzie łatwo pomylić ruch fizyczny z rolą w dokumentacji. Dobra praktyka magazynowa wymaga, żeby dokument RW był zgodny z rzeczywistym przepływem materiału i pozwalał potem wyjaśnić, kto wydał surowiec, kto go odebrał i na jaki cel został zużyty.
W tym pytaniu najważniejsze jest rozróżnienie ról osób uczestniczących w przepływie materiałów, bo sama obecność nazwiska Kowalski może trochę zmylić. Dokument RW dotyczy rozchodu wewnętrznego, czyli sytuacji, gdy materiał znajdujący się już w magazynie zakładu jest wydawany do zużycia wewnątrz firmy, na przykład mąka trafia z magazynu do działu produkcji pieczywa. Osoba podpisująca się w polu „wydał” to pracownik magazynu, który faktycznie wydaje zapas i powoduje zmniejszenie stanu magazynowego w ewidencji. Dlatego właściwą osobą jest magazynier Adam Nowak. Marek Kowalski odbiera mąkę do produkcji, więc jego podpis miałby sens po stronie odbioru, pobrania albo przyjęcia materiału na produkcję, ale nie jako osoba wydająca z magazynu. Jan Kowalski jest kierowcą dostawcy, więc jego rola kończy się przy dostarczeniu towaru do piekarni; z taką operacją bardziej kojarzy się przyjęcie zewnętrzne, często dokument PZ, a nie RW. Tomasz Majewski wozi gotowe wyroby do sklepów, czyli uczestniczy w dystrybucji produktów, nie w wydaniu surowca z magazynu do produkcji. Typowy błąd polega na tym, że patrzy się tylko na to, kto coś fizycznie przewozi albo odbiera, a nie na to, jaką funkcję pełni w procesie magazynowym. W dokumentacji magazynowej podpisy mają znaczenie dowodowe i kontrolne, więc nie powinny być wpisywane przypadkowo, bo potem trudno ustalić odpowiedzialność za stan zapasów i zużycie surowców.