Podstawą do wykonania usługi spedycyjnej jest zlecenie spedycyjne, które stanowi formalny dokument inicjujący proces przewozu towarów. Zlecenie spedycyjne zawiera kluczowe informacje, takie jak szczegóły dotyczące towaru, miejsca załadunku i rozładunku, terminy oraz wymagania dotyczące transportu. W praktyce, na podstawie zlecenia spedycyjnego, spedytor podejmuje działania organizacyjne, koordynując transport z odpowiednimi przewoźnikami oraz innymi podmiotami zaangażowanymi w proces logistyczny. W branży spedycyjnej stosuje się również normy takie jak INCOTERMS, które określają zasady odpowiedzialności stron w transporcie. Poprawne zrozumienie i wykorzystanie zlecenia spedycyjnego jest kluczowe dla zapewnienia efektywności i bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw.
W kontekście usług spedycyjnych, istnieje szereg dokumentów i umów, które mogą być mylone z zleceniem spedycyjnym, co prowadzi do błędnych wniosków. Oferta sprzedaży, będąca propozycją kupna lub sprzedaży towaru, nie jest bezpośrednio związana z procesem spedycji. Skupia się na warunkach handlowych, takich jak cena, ilość i specyfikacje produktu, a nie na organizacji transportu. Zamówienie, z kolei, odnosi się do polecenia zakupu towaru, które również nie spełnia funkcji inicjującej proces spedycji, ponieważ nie zawiera informacji dotyczących transportu i logistykę. Umowa kupna, chociaż ważna w kontekście transakcji handlowych, nie jest wystarczająca, aby zainicjować proces spedycji, gdyż nie zawiera szczegółów dotyczących organizacji przewozu. Często błędne wnioski wynikają z mylenia koncepcji handlowych z logistyką, co może prowadzić do nieefektywnego planowania i realizacji transportu, a w efekcie do opóźnień i dodatkowych kosztów. Dlatego kluczowe jest, aby rozumieć rolę zlecenia spedycyjnego w całym procesie logistycznym oraz umieć odróżnić je od innych dokumentów handlowych.