Przykładem przyjęcia zewnętrznego jest przyjęcie do magazynu
A. produktów, które zostały przesunięte z magazynu produkcji.
B. wyrobów gotowych z produkcji.
C. surowców niewykorzystanych w procesie produkcji, które wcześniej z tego magazynu zostały wydane.
D. zakupionych materiałów niezbędnych do produkcji wyrobów gotowych.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2021 (arkusz AU.22-SG-21.01).
Przyjęcie zewnętrzne dotyczy sytuacji, gdy towar, materiał albo surowiec trafia do magazynu z zewnątrz przedsiębiorstwa, najczęściej od dostawcy. Dlatego zakupione materiały niezbędne do produkcji wyrobów gotowych są dobrym przykładem takiego przyjęcia. W praktyce magazynier przyjmuje dostawę, sprawdza zgodność ilościową i jakościową z zamówieniem, fakturą lub dokumentem WZ od dostawcy, a potem wystawia dokument PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne. Moim zdaniem to jedna z podstawowych rzeczy, które trzeba dobrze rozróżniać, bo od tego zależy porządek w ewidencji zapasów. Jeśli firma kupuje stal, tworzywo, śruby, opakowania albo komponenty elektroniczne do dalszej produkcji, to ich wejście na stan magazynowy jest właśnie przyjęciem zewnętrznym. Dobra praktyka branżowa mówi, żeby przy takim przyjęciu zawsze kontrolować ilość, stan opakowań, numery partii, terminy ważności, certyfikaty jakości i zgodność z zamówieniem. Dzięki temu system magazynowy, np. WMS lub ERP, pokazuje realny stan zapasu i nie robi się bałagan przy późniejszym wydaniu materiałów na produkcję.
W tym pytaniu kluczowe jest odróżnienie przyjęcia zewnętrznego od przyjęć wewnętrznych oraz zwrotów z produkcji. Sam fakt, że coś trafia do magazynu, nie oznacza jeszcze, że mamy do czynienia z przyjęciem zewnętrznym. Liczy się źródło pochodzenia zapasu. Przyjęcie zewnętrzne występuje wtedy, gdy materiał przychodzi spoza firmy, zwykle od dostawcy, po zakupie. Dokumentuje się je najczęściej dokumentem PZ i łączy z kontrolą dostawy, zamówieniem zakupu oraz ewidencją w systemie magazynowym. Wyroby gotowe z produkcji nie są przyjęciem zewnętrznym, bo powstały wewnątrz zakładu. Takie zdarzenie może być dokumentowane jako przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji, często dokumentem PW lub innym dokumentem wewnętrznym, zależnie od procedur firmy. Produkty przesunięte z magazynu produkcji też nie pochodzą od kontrahenta zewnętrznego. To jest raczej przesunięcie międzymagazynowe, często oznaczane jako MM, gdzie zmienia się lokalizacja zapasu, ale nie ma zakupu z zewnątrz. Surowce niewykorzystane w procesie produkcji, które wracają do magazynu, również nie są przyjęciem zewnętrznym. To typowy zwrot wewnętrzny z produkcji, czasem dokumentowany jako zwrot materiałów albo korekta rozchodu. Częsty błąd polega na tym, że uczniowie patrzą tylko na kierunek ruchu: coś wchodzi do magazynu, więc przyjęcie zewnętrzne. A trzeba zapytać: skąd to przyszło? Z mojego doświadczenia właśnie to pytanie najlepiej porządkuje temat dokumentów magazynowych.