Magazyn składa zamówienia na materiały zgodnie z systemem ciągłego przeglądu. W systemie tym punkt ponownego zamówienia określany jest jako zapas
A. informacyjny.
B. antycypacyjny.
C. maksymalny.
D. minimalny.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2016 (arkusz A.30-X-16.05).
W systemie ciągłego przeglądu punkt ponownego zamówienia jest nazywany zapasem informacyjnym, bo jego główna rola polega na daniu sygnału: trzeba złożyć nowe zamówienie. Magazyn na bieżąco obserwuje stan zapasu, np. po każdym wydaniu materiału z regału albo po zaksięgowaniu rozchodu w systemie WMS/ERP. Gdy zapas spadnie do ustalonego poziomu informacyjnego, uruchamia się procedurę zakupu lub uzupełnienia. W praktyce ten poziom powinien pokryć przewidywane zużycie w czasie dostawy oraz ewentualny zapas bezpieczeństwa, żeby produkcja albo kompletacja zamówień nie stanęła. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych zasad w gospodarce magazynowej, bo dobrze ustawiony punkt zamawiania ogranicza zarówno braki, jak i nadmierne zamrożenie kapitału w zapasach. Dobra praktyka branżowa mówi, żeby taki poziom regularnie weryfikować: zmieniają się czasy dostaw, sezonowość popytu, minimalne partie zakupu i niezawodność dostawców. Samo ustawienie zapasu informacyjnego raz na zawsze to trochę proszenie się o problemy.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka podobnie brzmiących pojęć z gospodarki zapasami, ale każde z nich ma inną funkcję. Zapas maksymalny oznacza górny dopuszczalny poziom zapasu w magazynie. Stosuje się go po to, żeby nie przepełnić stref składowania, nie zamrozić zbyt dużych środków finansowych i nie doprowadzić do starzenia się materiałów. Nie jest to jednak moment złożenia zamówienia, tylko raczej granica, której nie powinno się przekraczać po dostawie. Zapas antycypacyjny tworzy się z wyprzedzeniem, na przykład przed sezonem zwiększonej sprzedaży, planowanym remontem u dostawcy albo przewidywaną podwyżką cen. To zapas budowany świadomie na przyszłe zdarzenia, a nie standardowy sygnał operacyjny w systemie ciągłego przeglądu. Zapas minimalny również bywa mylący, bo kojarzy się z najniższym dopuszczalnym stanem. W wielu ujęciach odpowiada on raczej rezerwie bezpieczeństwa, czyli poziomowi, który chroni przed niepewnością popytu i opóźnieniem dostawy. Typowy błąd polega na założeniu, że skoro zamawiamy, gdy zapas jest niski, to musi chodzić o zapas minimalny. W systemie ciągłego przeglądu chodzi jednak o konkretny poziom informacyjny, który uruchamia zamówienie zanim magazyn faktycznie zejdzie do stanu krytycznego. Dzięki temu zapas wystarcza na czas realizacji dostawy, a proces zaopatrzenia działa płynniej i bardziej przewidywalnie.