Dostawy materiału do przedsiębiorstwa produkcyjnego wystąpiły pięć razy w ciągu pierwszego półrocza i wyniosły kolejno: 150 kg, 120 kg, 160 kg, 130 kg, 140 kg. Jaki był średni zapas zabezpieczający w tym okresie, jeżeli średni całkowity zapas magazynowy tego materiału kształtował się na poziomie 180 kg?
A. 40 kg
B. 110 kg
C. 140 kg
D. 180 kg
W tym zadaniu kluczowe jest rozróżnienie zapasu całkowitego, zapasu cyklicznego i zapasu zabezpieczającego. Dostawy wyniosły: 150 kg, 120 kg, 160 kg, 130 kg i 140 kg, więc średnia wielkość dostawy to 700 kg / 5 = 140 kg. W praktyce magazynowej przyjmuje się, że średni zapas cykliczny, czyli ten wynikający z normalnego zużywania materiału między dostawami, wynosi połowę przeciętnej dostawy. Czyli 140 kg / 2 = 70 kg. Skoro średni całkowity zapas magazynowy wynosił 180 kg, to zapas zabezpieczający obliczamy jako różnicę: 180 kg - 70 kg = 110 kg. Dlatego poprawna odpowiedź to 110 kg. Moim zdaniem to bardzo typowy przykład z zarządzania zapasami, bo pokazuje, że nie można mylić średniej dostawy ze średnim zapasem. W firmie produkcyjnej taki zapas zabezpieczający chroni przed opóźnieniami dostaw, większym zużyciem surowca albo błędami w planowaniu MRP. Dobra praktyka jest taka, żeby zapas bezpieczeństwa nie był ustalany na oko, tylko na podstawie historii zużycia, terminowości dostawców i poziomu obsługi produkcji.
W tym obliczeniu łatwo pójść złą drogą, bo liczby są dość podobne i kuszą do prostego uśredniania. Średnia dostawa wynosi 140 kg, ale nie jest to automatycznie średni zapas zabezpieczający. Dostawa przychodzi partiami, a materiał jest potem zużywany w produkcji, więc przeciętny zapas cykliczny jest zazwyczaj liczony jako połowa średniej partii dostawy. Tu daje to 70 kg. Dopiero od średniego całkowitego zapasu 180 kg odejmuje się ten średni zapas cykliczny, co daje 110 kg zapasu zabezpieczającego. Wynik 140 kg oznaczałby pomylenie średniej dostawy ze stanem bezpieczeństwa, a to dość częsty błąd na magazynie i w planowaniu materiałowym. Wartość 180 kg to cały średni zapas, czyli suma części cyklicznej oraz zabezpieczającej, więc nie można jej traktować jako samego bufora bezpieczeństwa. Z kolei 40 kg mogłoby wynikać z odejmowania średniej dostawy od zapasu całkowitego, czyli 180 kg - 140 kg, ale takie podejście pomija fakt, że zapas cykliczny w średnim ujęciu nie jest równy całej dostawie, tylko jej połowie. Z mojego doświadczenia takie zadania najlepiej rozpisywać spokojnie: najpierw średnia dostawa, potem połowa jako zapas cykliczny, a na końcu różnica względem średniego zapasu magazynowego. To jest zgodne z praktyką zarządzania zapasami, szczególnie przy analizie partii dostaw i poziomu zapasu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie produkcyjnym.