Przedsiębiorstwo ustaliło zapas informacyjny łożysk na poziomie 1 000 szt. Obecny stan magazynowy łożysk wynosi 1 840 szt., a dzienne zużycie to 280 szt. Za ile dni przedsiębiorstwo powinno złożyć zamówienie na łożyska?
W tym zadaniu chodzi o ustalenie momentu złożenia zamówienia, czyli kiedy zapas spadnie do poziomu zapasu informacyjnego. Zapas informacyjny 1 000 szt. oznacza poziom ostrzegawczy: gdy magazyn osiągnie tę ilość, trzeba uruchomić procedurę zamówienia, żeby nie dopuścić do braku łożysk w produkcji lub obsłudze serwisowej. Obecnie jest 1 840 szt., więc do poziomu informacyjnego można jeszcze zużyć 840 szt. Obliczenie jest proste: 1 840 - 1 000 = 840 szt., a dzienne zużycie wynosi 280 szt. Następnie 840 / 280 = 3 dni. Czyli zamówienie należy złożyć za 3 dni, bo wtedy stan magazynowy osiągnie dokładnie 1 000 szt. Moim zdaniem to bardzo praktyczne zadanie, bo tak właśnie działa kontrola zapasów w magazynie: nie patrzymy tylko, ile towaru jest na półce, ale przy jakim poziomie trzeba zareagować. W dobrej praktyce logistycznej bierze się jeszcze pod uwagę czas dostawy, niezawodność dostawcy i zapas bezpieczeństwa, ale tutaj dane są celowo uproszczone. Najważniejsze jest to, że zapas informacyjny nie jest ilością do całkowitego zużycia, tylko sygnałem do zamawiania.
W tym obliczeniu łatwo pomylić zapas informacyjny z całym zapasem, który można bezpiecznie zużyć. To jest dość częsty błąd w zadaniach z gospodarki magazynowej. Jeżeli ktoś liczy czas na podstawie całego stanu 1 840 szt., to wychodzi około 6,5 dnia, ale takie podejście jest niepoprawne, bo przedsiębiorstwo nie ma czekać aż zapas prawie się wyczerpie. Zapas informacyjny 1 000 szt. jest poziomem alarmowym, przy którym powinno pojawić się zamówienie. Po 6 dniach zużycie wyniosłoby 1 680 szt., więc w magazynie zostałoby tylko 160 szt., czyli dużo poniżej poziomu informacyjnego. To już oznacza opóźnioną reakcję i ryzyko przerwania ciągłości pracy. Podobnie czas 5 dni też jest za długi, bo 5 × 280 = 1 400 szt., a stan spadłby do 440 szt. Taki wynik ignoruje funkcję zapasu informacyjnego. Czas 10 dni jest jeszcze bardziej oderwany od danych, bo zużycie wyniosłoby 2 800 szt., czyli więcej niż obecny stan magazynowy. W praktyce oznaczałoby to brak towaru i przestój, a tego w logistyce unika się jak ognia. Poprawne myślenie polega na obliczeniu tylko tej części zapasu, która znajduje się ponad poziomem informacyjnym: 1 840 - 1 000 = 840 szt. Dopiero tę nadwyżkę dzielimy przez dzienne zużycie 280 szt. i otrzymujemy 3 dni. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać to tak: zapas informacyjny to nie koniec zapasu, tylko moment, w którym magazyn mówi: trzeba zamawiać.