Zapas końcowy wyrobu X w magazynie wynosi 20 sztuk. Ile wynosił zapas początkowy tego wyrobu, jeżeli z produkcji do magazynu przyjęto 100 sztuk, a z magazynu wydano 200 sztuk wyrobu X?
A. 320 szt.
B. 280 szt.
C. 120 szt.
D. 300 szt.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2017 (arkusz A.30-X-17.01).
W tym zadaniu trzeba zastosować podstawowe równanie bilansu zapasów w magazynie: zapas końcowy = zapas początkowy + przyjęcia do magazynu - wydania z magazynu. Czyli mamy: 20 szt. = zapas początkowy + 100 szt. - 200 szt. Po przekształceniu wychodzi: zapas początkowy = 20 szt. - 100 szt. + 200 szt. = 120 szt. Dlatego poprawny wynik to 120 szt. Moim zdaniem to jedno z tych zadań, które dobrze pokazuje, że w magazynie nie wystarczy tylko dodawać wszystkie liczby, trzeba rozumieć kierunek przepływu towaru. Przyjęcie z produkcji zwiększa stan magazynowy, a wydanie zmniejsza. W praktyce taki bilans robi się na podstawie dokumentów magazynowych, np. PZ dla przyjęcia zewnętrznego lub PW przy przyjęciu z produkcji oraz WZ albo RW przy wydaniu. Dobra praktyka magazynowa polega na tym, żeby każdy ruch materiałowy był udokumentowany i zgodny ze stanem w systemie WMS lub ERP. Dzięki temu podczas inwentaryzacji łatwiej wykryć różnice, braki albo pomyłki w ewidencji.
W tym przykładzie najczęstszy błąd polega na mechanicznym dodawaniu albo odejmowaniu liczb bez zastanowienia się, co oznacza każdy ruch magazynowy. Wyniki takie jak 320 szt., 280 szt. czy 300 szt. mogą się pojawić wtedy, gdy ktoś potraktuje przyjęcie z produkcji i wydanie z magazynu jako działania w tę samą stronę, a tak nie jest. Przyjęcie 100 sztuk zwiększa stan zapasu, natomiast wydanie 200 sztuk go zmniejsza. Zapas końcowy to nie suma wszystkich operacji, tylko stan po wykonaniu tych operacji. Trzeba więc odtworzyć sytuację wstecz: skoro po przyjęciu i wydaniu zostało 20 sztuk, to wcześniej musiało być tyle, aby po dodaniu 100 sztuk i odjęciu 200 sztuk otrzymać właśnie 20 sztuk. Bilans wygląda tak: 20 szt. = zapas początkowy + 100 szt. - 200 szt., więc zapas początkowy = 120 szt. W praktyce magazynowej taka pomyłka może prowadzić do rozbieżności między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym. Z mojego doświadczenia najlepiej zawsze rozpisać sobie kierunki przepływu: wpływ do magazynu zapisujemy jako plus, wyjście z magazynu jako minus. To prosta zasada, ale bardzo ważna przy kontroli zapasów, analizie rotacji i przy pracy z dokumentacją magazynową w systemach WMS albo ERP.