Z powodu zmiany na stanowisku kierownika magazynu przeprowadzono inwentaryzację i sporządzono
A. kartę bezpieczeństwa materiałowego.
B. instrukcję inwentaryzacyjną.
C. kartę limitu materiałowego.
D. arkusz spisu z natury.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2015 (arkusz A.30-X-15.01).
W takiej sytuacji sporządza się arkusz spisu z natury, ponieważ zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn jest typowym powodem przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej. W praktyce chodzi o to, żeby ustalić rzeczywisty stan zapasów: ile sztuk, kilogramów, metrów albo opakowań faktycznie znajduje się w magazynie. Arkusz spisu z natury jest podstawowym dokumentem, do którego komisja inwentaryzacyjna wpisuje nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, ilość stwierdzoną podczas liczenia oraz często miejsce składowania i uwagi o stanie towaru. Potem te dane porównuje się ze stanem ewidencyjnym w systemie magazynowym, np. WMS lub ERP. Jeżeli są różnice, powstają niedobory albo nadwyżki i trzeba je wyjaśnić. Moim zdaniem to jeden z ważniejszych dokumentów w magazynie, bo chroni zarówno firmę, jak i kierownika przejmującego odpowiedzialność. Dobra praktyka jest taka, żeby spis robić rzetelnie, bez przepisywania danych z komputera, tylko na podstawie faktycznego przeliczenia zapasu.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty, bo wszystkie brzmią dość magazynowo albo materiałowo, ale ich zastosowanie jest zupełnie inne. Zmiana kierownika magazynu oznacza zmianę osoby odpowiedzialnej za powierzony majątek, więc trzeba potwierdzić rzeczywisty stan zapasów. Do tego służy arkusz spisu z natury, a nie dokumenty związane z limitowaniem zużycia, organizacją procedury czy bezpieczeństwem substancji. Karta limitu materiałowego jest używana raczej do kontrolowania pobrania materiałów do produkcji albo realizacji określonego zlecenia. Określa, ile danego materiału można wydać, żeby nie przekroczyć norm zużycia. Nie dokumentuje ona fizycznego liczenia zapasów na półkach, paletach czy w regałach. Instrukcja inwentaryzacyjna też może pojawić się przy inwentaryzacji, ale ma charakter organizacyjny. Opisuje zasady, terminy, skład komisji, sposób liczenia i odpowiedzialność osób, jednak sama nie jest dowodem stwierdzenia ilości towaru. To trochę jak regulamin pracy, a nie wynik pracy. Karta bezpieczeństwa materiałowego dotyczy głównie substancji chemicznych i mieszanin niebezpiecznych. Zawiera informacje o zagrożeniach, środkach ochrony indywidualnej, postępowaniu przy wycieku, pożarze albo kontakcie ze skórą. W magazynie jest ważna z punktu widzenia BHP, ale nie służy do rozliczenia kierownika magazynu. Typowy błąd polega na tym, że uczeń widzi słowo materiałowy i od razu kojarzy je z magazynem. A tu kluczowe jest słowo inwentaryzacja, czyli spisanie realnego stanu majątku.