Nota bukingowa to dokument, który stanowi pisemne poświadczenie wydane przez armatora potwierdzające przyjęcie towaru na statek w określonym porcie i po ustalonej stawce frachtowej. Dokument ten pełni kluczową rolę w procesie transportu morskiego, ponieważ jasno określa zasady przewozu towaru, w tym warunki umowy przewozowej. Przykładowo, w praktyce, gdy armator otrzyma zlecenie załadowcy, wydaje notę bukingową, która stanowi gwarancję, że dany towar zostanie załadowany na wskazany statek. Taki dokument może być także istotny w przypadku ewentualnych sporów dotyczących przewozu, ponieważ jego treść może być podstawą do roszczeń lub negocjacji między stronami. Ponadto, nota bukingowa jest często pierwszym krokiem w procesie dokumentacyjnym, który prowadzi do wystawienia konosamentu, dokumentu finalnego potwierdzającego odbiór towaru przez armatora.
Wybór kwitu sternika, manifestu ładunkowego czy konosamentu jako odpowiedzi na to pytanie odzwierciedla pewne nieporozumienia dotyczące terminologii i dokumentacji w transporcie morskim. Kwit sternika jest dokumentem, który potwierdza, że kapitan statku przyjął towar od załadowcy, lecz nie jest dokumentem potwierdzającym przyjęcie towaru na statku przed jego załadunkiem. Z kolei manifest ładunkowy to dokument, który zawiera szczegółowy spis wszystkich towarów załadowanych na statek, ale nie pełni funkcji potwierdzenia przyjęcia towaru przez armatora. Manifest jest bardziej narzędziem operacyjnym, służącym do zarządzania ładunkiem w trakcie podróży. Konosament natomiast to dokument, który wydaje armator po załadunku towaru i potwierdza jego odbiór, a także stanowi dowód na zawarcie umowy przewozu. Zrozumienie różnic między tymi dokumentami jest kluczowe, ponieważ każdy z nich pełni odmienną funkcję i ma swoje specyficzne zastosowania w logistyce morskiej. Praktyczne błędy w identyfikacji tych dokumentów mogą prowadzić do niewłaściwego rozumienia procesów transportowych i wiążących się z nimi odpowiedzialności.