Wywiad ochronny polega na zbieraniu, przechowywaniu i analizie informacji dotyczących zagrożeń, które mogą dotyczyć ochranianej osoby. Jest to proces, który ma na celu zrozumienie kontekstu zagrożeń, ich potencjalnych skutków oraz identyfikację odpowiednich środków zaradczych. Przykładowo, agencje ochrony często prowadzą wywiady w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń, które mogą wynikać z działalności przestępczej, konfliktów interpersonalnych czy informacji publicznie dostępnych. Działania te są zgodne z najlepszymi praktykami w branży ochrony osób, w której kluczowe jest podejście oparte na analizie ryzyka. Zbieranie danych w sposób systematyczny, a następnie ich analiza, pozwala na opracowanie strategii ochronnych, które są skuteczne i adekwatne do konkretnej sytuacji. Wywiad ochronny nie tylko pozwala na identyfikację zagrożeń, ale także na przewidywanie ich rozwoju, co jest kluczowe dla skutecznej ochrony.
Wywiad ochronny nie jest jednoznaczny z dokumentem opisującym zagrożenia, choć dokumentacja może być efektem przeprowadzonych działań. Można błędnie sądzić, że wywiad to jedynie forma raportu, natomiast w rzeczywistości jego istotą jest proces zbierania i analizy danych. Wskazanie na wyspecjalizowaną grupę pracowników ochrony jako definicję wywiadu ignoruje fakt, że wywiad to przede wszystkim zestaw działań i technik, które mogą być wykorzystywane przez różne osoby, w tym pracowników ochrony oraz analityków. Rozmowa z ochranianą osobą na temat zagrożeń to jedynie część procesu, a sama w sobie nie definiuje wywiadu ochronnego. W praktyce, wiele osób myśli, że wystarczy przeprowadzić kilka rozmów lub napisać raport, aby uznać, że wywiad został przeprowadzony. Takie podejście prowadzi do zaniechania bardziej zaawansowanych metod zbierania informacji, takich jak wywiady z innymi osobami, analiza danych publicznych lub monitorowanie sytuacji w terenie. Aby skutecznie zidentyfikować i ocenić zagrożenia, niezbędne jest zastosowanie szerokiego wachlarza narzędzi i technik, co jest podstawowym błędem w myśleniu o wywiadzie ochronnym.